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檔案管理系統(tǒng)論文:圖書檔案管理系統(tǒng)論文

1.用戶研究

將用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)、模態(tài)聯(lián)系在一起，需要貼近復雜的環(huán)境，貼近異構(gòu)終端、異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，尤其是能夠符合三網(wǎng)融合環(huán)境的需要，而在這種環(huán)境下，用戶首先通過終端，經(jīng)過各種異構(gòu)網(wǎng)絡(luò)接入三網(wǎng)，再統(tǒng)一鏈接到圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶才能使用系統(tǒng)所提供的服務(wù)、海量的信息資源[9]；學術(shù)界一直研發(fā)新一代信息網(wǎng)絡(luò)，國外的參考文獻主要包括文獻[10][10]、文獻[11][11]、文獻[12][12]、文獻[13][13]；同時現(xiàn)有技術(shù)中能夠鏈接終端、三網(wǎng)和系統(tǒng)的主要是張宏科教授及其團隊的一體化標識網(wǎng),該技術(shù)通過接入標識代表終端的身份，通過交換路由標識表示終端的位置信息，通過連接標識作為服務(wù)連接和用戶身份的標識，服務(wù)標識表示業(yè)務(wù)的各種服務(wù)，該技術(shù)對流媒體、話音、數(shù)據(jù)等給予支持，該技術(shù)相關(guān)的參考文獻主要包括文獻[14][14]、文獻[15][15]、文獻[16][16]、文獻[17][17]；基于此進行研究。

1.1用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究

為了研究用戶模型，首先研究用戶如何使用云平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)，用戶接入到圖書檔案管理系統(tǒng)，必須使用終端，通過網(wǎng)絡(luò)接入。在這個過程中，終端呈現(xiàn)異構(gòu)化、復雜化、多樣化的特征，①終端目前可能使用電視網(wǎng)、電信網(wǎng)和計算機網(wǎng)中的任何一網(wǎng)，可以通過WLAN、WWAN、Internet、PLMN、HFC、傳統(tǒng)CATV、Ethernet和OAN中任何一網(wǎng)，隨著時代和科技的發(fā)展也可能使用其他網(wǎng)絡(luò)，其網(wǎng)絡(luò)方面的特征呈現(xiàn)異構(gòu)化、多樣化；②終端類型和型號都很多，其功能、用途等明顯不同，造成構(gòu)造的不同和復雜化；終端和網(wǎng)絡(luò)的異構(gòu)化、復雜化、多樣化，造成了其效果差異化很大，主要體現(xiàn)在：①顯示效果方面；②音效效果方面；③網(wǎng)絡(luò)方面；④計算復雜度方面；⑤可用空間方面。從顯示效果的角度來看，需要注意以下幾點：①終端不同，其顯示屏幕的大小不同，從這個角度來說，手機和電視的差距是最為顯著的之一，筆記本、PC等終端設(shè)備屏幕往往適中，顯示屏幕大小的不同一方面和用戶持有終端是否便利有關(guān)，另一方面關(guān)系著用戶瀏覽信息資源時屏幕的尺寸和效果。②終端不同，其顯示所使用的分辨率不同，體現(xiàn)為顯示時的效果明顯不同，如顯示時的清晰細膩程度、拍照取景和視頻播放的效果等等，而且部分終端的分辨率是固定不變的，無法進行調(diào)節(jié)。③文件的格式不同，其顯示效果可能不同，例如常見的視頻格式有AVI、MPEG、DIVX、MOV、ASF、WMV、RM等，不同的格式記錄相同的視頻信息，其顯示效果也可能不同。④顯示效果的程度決定了用戶視覺角度質(zhì)量的高低，其對于文本、圖片、圖像、單一的視頻是有決定性作用的，同時對多媒體信息資源的效果也是有一定影響的。⑤顯示效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴視覺的用戶，但當用戶不依賴于視覺的時候影響則不大。從音效效果方面來看，需要注意以下幾點：①終端硬件不同，其發(fā)聲所用的效果不同，即使終端硬件相同其發(fā)聲的效果也可能不同，例如一臺筆記本電腦，如果其聲卡是集成的則往往沒有獨立的聲卡效果好，同樣不同廠商所生產(chǎn)的聲卡效果往往也有一定的差別，不同時間、不同技術(shù)所生產(chǎn)的聲卡效果也往往不同，但音效效果在設(shè)備、設(shè)置、播放內(nèi)容等相同的前提下是一致的。②不同的音頻文件，其效果可能不同，首先數(shù)字音頻技術(shù)指標采樣率、壓縮率、比特率、量化級，分別控制單位時間內(nèi)波形采樣的數(shù)據(jù)數(shù)量、音樂文件壓縮前后大小的比值、記錄每記錄音頻數(shù)據(jù)一秒鐘所消耗的比特值的平均值、用多少位二進制的數(shù)據(jù)描述的聲音波形；其次，不同的音頻文件格式不同，其音效的效果也可能不同，常見的音頻文件格式有WAV、MP3、WMA、OGG、APE等。③對于部分終端來說，音效效果是可以調(diào)節(jié)的，但依然存在音效無法調(diào)節(jié)的終端。④音頻效果的程度所帶來的影響，對于不同的用戶是不同的，其高度影響高度依賴聽覺的用戶，但當用戶不依賴于聽覺的時候影響則不大。從網(wǎng)絡(luò)的角度來看，①目前大部分的電視網(wǎng)依然是單向的，也就是說存在單向和雙向的問題，雖然隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進步，單向和雙向的問題最終會被解決，但是目前一段來說其依然是問題的一部分。②網(wǎng)絡(luò)不同登陸方式可能不同，例如如果用戶借助電信網(wǎng)登陸和使用服務(wù)有兩種模式，其一是通過以點播為基礎(chǔ)的短信息服務(wù)，需要利用短信服務(wù)的平臺來傳輸信息，由于其平臺經(jīng)常是第三方提供的，因而實時性往往較差；第二種方式則是通過GPRS網(wǎng)絡(luò)，這種方案的缺點是覆蓋率較差、傳輸速度低、費用高，但可以實現(xiàn)實時。從計算復雜度方面來看，終端之間的差異很大，以電視網(wǎng)的機頂盒和電視機來說，即使運行一個非常簡單的動畫也會非常困難，而相同的困擾在計算機上往往不存在，換句話說計算復雜度高的資源無法在部分終端上運行，但同時部分終端上如果使用計算復雜度低的文件則也會浪費資源。從某種程度上來說，不同的終端適合使用的信息資源在內(nèi)容、格式等方面是不同的。從可用空間的角度看，如果可用空間的大小無法支持對應(yīng)的操作，則后續(xù)的操作無法進行，同時可用空間較小也會在一定程度上降低運算速度。對于可用空間的大小，不同的用戶可能會有不同的定義，部分用戶可能對終端的最小可用空間有自己的要求；還有一部分人對最小可用空間沒有要求，但是最小可用空間不夠用的時候會有自己期望的行為和操作。

1.2用戶行為研究

用戶的行為，①指用戶使用云平臺下圖書檔案管理系統(tǒng)的行為，其根據(jù)用戶的身份、目的、習慣、興趣等不同而不同，用戶可能是進行檢索、獲得、修改、保存信息資源，也可能是對圖書檔案管理系統(tǒng)的管理，如計費等；既包括其行為的種類、參數(shù)，同時還應(yīng)該包括其行為所導致的結(jié)果。②用戶的行為受到其本身的制約，既要受到其身份影響，又受到其興趣和目的影響，但最終通過行為表現(xiàn)出來，可以通過用戶的行為獲得用戶的信息，并做出調(diào)整，以便更地認識和了解用戶。

1.3用戶偏好研究

用戶偏好，指用戶在考慮服務(wù)或者商品的時候按照其自身意愿所做出的帶有傾向性的符合理性的選擇，是用戶理性、認知和心理感受權(quán)衡后的綜合結(jié)論，是用戶個性化的體現(xiàn)。在云計算平臺下的圖書檔案管理系統(tǒng)中，其可以作為個性化服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容，①由終端、網(wǎng)絡(luò)等帶來的與視頻、音頻、可用空間等有關(guān)的偏好信息，此偏好信息用于確認用戶偏好的信息資源的模態(tài)類信息，在此類偏好中用戶往往偏愛一種或者幾種終端，同時對于不同終端參數(shù)設(shè)置有不同的偏好；②用戶偏好的信息資源內(nèi)容方面的信息，包括學科、方向、難度等，這種偏好主要來源于用戶原有的背景如職業(yè)、專業(yè)、知識層次等，并隨著用戶的發(fā)展而改變；③其他偏好，主要包括終端、所途經(jīng)的網(wǎng)絡(luò)、所在的位置等；④用戶ID,用以地標識和區(qū)別用戶。

2用戶模型研究

2.1用戶基本信息模型

根據(jù)對用戶、終端、網(wǎng)絡(luò)的研究，建立用戶基本信息模型，包括三類信息，分別是用戶信息、終端信息和網(wǎng)絡(luò)信息（詳見圖1）。其一是用戶信息如用戶ID、姓名、身份、年齡、知識層次、密碼、密碼提示問題、組別，其中①用戶ID、密碼是不可以省略的，其需要在用戶登陸的時候確定用戶的基礎(chǔ)信息，同時用戶ID對于整個系統(tǒng)來說是的，也就是說所有用戶的ID是沒有重復的，是“”的；②身份、年齡、知識層次三項可以用于輔助確定用戶的身份，以便在后續(xù)用戶偏好模型未獲得具體信息之前初步判斷和獲得用戶的偏好信息，但鑒于部分用戶的特殊性某些情況下是允許被省略的；③用戶信息可以通過組別確定用戶的權(quán)限的確認。其二是終端信息包括終端ID、終端參數(shù)等，其中①終端ID用于確定接入和登陸到圖書檔案系統(tǒng)的終端的身份，通過檢索對應(yīng)于終端的數(shù)據(jù)表可以獲得包括其使用者、終端的類型、終端的基本參數(shù)及范圍、終端的可能配置等的信息，可以初步確定終端的信息；②終端參數(shù)包括的是顯示參數(shù)、音效參數(shù)、計算復雜度參數(shù)、可用空間參數(shù)，顯示參數(shù)和音效參數(shù)分別是用戶提供的其習慣使用的顯示、音效參數(shù)的設(shè)置，而計算復雜度參數(shù)需要通過終端ID判斷用戶終端的具體計算復雜度獲得，可用空間則需要在圖書檔案系統(tǒng)運行的時候通過其與終端之間的通訊獲得；③終端信息中終端ID是不可以缺省的，但終端參數(shù)是可以缺省的，在缺省的狀態(tài)下，系統(tǒng)依然可以通過終端ID獲得終端的類型及基礎(chǔ)的參數(shù)范圍，再根據(jù)參數(shù)范圍進行其他的判斷，同時由于計算復雜度參數(shù)和可用空間參數(shù)不需要用戶提供，因而也可以在缺省的情況下獲得。其三則是網(wǎng)絡(luò)信息如網(wǎng)絡(luò)類型、常見位置等，其中①電視網(wǎng)的單雙向問題可能會帶來新的問題需要給予重點關(guān)注；②常見位置，是用戶通常使用終端接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)服務(wù)的位置；③網(wǎng)絡(luò)ID，用以地標識和區(qū)別網(wǎng)絡(luò)。關(guān)于用戶基本信息模型，需要注意的有：①用戶基本信息模型雖然是由三個部分組成的，但是其是一個整體，可以通過數(shù)據(jù)庫表示出來，其中的每一條記錄都只說明的是在某一種情況下用戶使用某種終端通過某種網(wǎng)絡(luò)接入和使用圖書檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)置以及由此而來的各種參數(shù)，每個用戶的具體信息可以不只一條而是若干條記錄的組合。②用戶基本信息模型的三個子模型，可以通過一個數(shù)據(jù)表體現(xiàn)，也可以分成用戶信息表、終端信息表、網(wǎng)絡(luò)信息表三個數(shù)據(jù)表的組合來實現(xiàn)。

2.2用戶行為模型

用戶行為模型，主要用于記錄用戶的行為、狀態(tài)等信息，其由用戶ID、用戶行為、行為參數(shù)、狀態(tài)參數(shù)三個部分組成，其中①用戶的行為用于記錄用戶狀態(tài)變化的原因，同時可以從中獲得用戶基本信息模型的部分信息，同時也可以完善用戶偏好模型；②用戶行為參數(shù)用于說明用戶行為的細節(jié)，是用戶行為有機的補充；③狀態(tài)參數(shù)，用于表明經(jīng)過用戶的行為之后用戶的變化。

2.3用戶偏好模型

用戶偏好模型是用戶服務(wù)推薦的基礎(chǔ)，其主要包括3個方向，其一是對所獲取資源的模態(tài)傾向性，是與終端相關(guān)的，其中包括格式、顯示性能、音效性能等,其大多數(shù)屬性是范圍；其二則是對信息資源內(nèi)容的傾向性，主要包括用戶的身份、年齡、知識層次、專業(yè)等；其三則是用戶通常所在的位置區(qū)域，可以用于以就近原則對其提供服務(wù)。

3關(guān)鍵技術(shù)分析

3.1用戶模型應(yīng)用研究

從用戶登陸并使用系統(tǒng)服務(wù)的角度看用戶模型，用戶通過終端接入計算機網(wǎng)、電信網(wǎng)和電視網(wǎng)三網(wǎng)中的一網(wǎng)，可以利用一體化標識網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接到系統(tǒng)，通過終端ID確定終端的身份（終端信息模型），通過終端所在的位置、IP等可以獲得對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息（網(wǎng)絡(luò)信息模型），通過用戶ID和密碼登陸系統(tǒng)進而系統(tǒng)可以確定登陸的用戶（用戶信息模型），如果需要調(diào)用用戶偏好模型可以根據(jù)用戶ID在用戶偏好模型中檢索相應(yīng)的記錄則找到對應(yīng)用戶偏好的信息（用戶偏好模型），用戶使用過程中會有所操作記錄下用戶ID、相關(guān)操作及對應(yīng)參數(shù)則可以將信息添加到用戶行為模型，根據(jù)用戶ID可以從用戶行為模型獲取相關(guān)的參數(shù)則可以獲得對應(yīng)信息據(jù)此可以修改和完善其他模型。對于用戶模型的應(yīng)用，本文認為：①對于信息資源的檢索和使用，既涉及到用戶對信息資源模態(tài)的偏好，又要涉及到用戶對信息資源內(nèi)容的偏好，同時還涉及到用戶所使用的終端；在檢索的時候首先要根據(jù)終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型判斷終端和網(wǎng)絡(luò)的特性，獲得支持的模態(tài)的信息，獲得顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復雜度、可用空間等信息，再根據(jù)這些信息和模態(tài)結(jié)合結(jié)合用戶的偏好以集合的形式進行交的運算進而縮小可以接受的信息資源的模態(tài)范圍并將其作為用戶即時信息資源模態(tài)的偏好，再通過用戶偏好模型內(nèi)容傾向類偏好可以獲得用戶對信息資源內(nèi)容的偏好。②顯示、音效、網(wǎng)絡(luò)、計算復雜度、可用空間等的變化會帶來很多不同的情況，需要形成對應(yīng)的策略，該策略既要符合用戶的意愿，又要符合運營商等商家的利益，同時必須符合法律法規(guī)并受到相關(guān)部門的監(jiān)管。在實踐的過程中，可以設(shè)置相應(yīng)的閾值來劃分對應(yīng)的范圍，根據(jù)閾值與當前值差別的組合來判斷當前所處的情況，當差距過大或者達到閾值的時候可以按照對應(yīng)的既定策略采取行動，如在許可的情況下重新生成對應(yīng)的信息資源、只發(fā)送部分信息資源、壓縮等。③用戶基本信息模型中用戶信息模型、終端信息模型和網(wǎng)絡(luò)信息模型需要相互結(jié)合，是一個有機的整體，在使用的時候相互輔助；同時用戶基本信息模型、用戶行為模型和用戶偏好模型也是一個有機整體，其通過用戶ID彼此關(guān)聯(lián)。用戶ID在整個模型中是的，其作用是地標識一個用戶，以便與其他用戶區(qū)別。

3.2用戶模型的初始化與完善

本文認為用戶模型的初始化信息可以從以下幾個方面獲得：①用戶注冊的信息②利用調(diào)查研究等方式從側(cè)面獲得的用戶信息；③利用公眾的大眾化特征獲得，其實質(zhì)是首先獲得用戶基礎(chǔ)信息模型，然后再從用戶基礎(chǔ)信息模型獲取數(shù)據(jù)，以基礎(chǔ)信息模型數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)結(jié)合概率歸類和整理，去生成用戶偏好模型和用戶行為模型的初始數(shù)據(jù)。本文認為用戶模型的信息完善與補充，是一個不斷學習和修正的動態(tài)反饋過程，通過機器學習對參數(shù)的重新估計和修正提高了預測的精度，進而提高服務(wù)的質(zhì)量，可以為個性化服務(wù)推薦打下基礎(chǔ)。其實質(zhì)是通過訓練來逐漸完善用戶行為模型，再根據(jù)用戶行為模型逐步完善用戶基礎(chǔ)信息模型和用戶偏好模型。具體的實現(xiàn)上，本文認為①用戶行為模型可以作為執(zhí)行單元，學習單元通過用戶行為模型提供的信息根據(jù)用戶基本信息模型和用戶偏好模型建立并改進知識庫，執(zhí)行單元格局知識庫中的知識執(zhí)行任務(wù)，再將執(zhí)行后的信息反饋到用戶行為模型作為下一步學習的資源。②可以用命令序列作為最小單元描述用戶行為，通過定義兩個序列、兩個狀態(tài)之間的相似度來代表和判斷行為模式之間、狀態(tài)之間的相似程度；模型工作的時候，計算序列相似度來判斷行為和狀態(tài)的變化。

4結(jié)束語

本文首先從目前國內(nèi)對用戶的研究出發(fā)，分析用戶，然后研究用戶模型，既包括用戶基本信息模型，又包括用戶行為模型和用戶偏好模型，對一些關(guān)鍵問題進行了分析，但本文沒有研究海量數(shù)據(jù)量環(huán)境下信息資源的檢索方法，在以后的研究中將逐步完善。

作者：李春杰 王曉明 張龍昌 單位：渤海大學信息科學與技術(shù)學院

檔案管理系統(tǒng)論文:建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)論文

摘要：建設(shè)單位的檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)當今時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高建設(shè)單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題，勾畫出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)，并列出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要條件所需措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術(shù)的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強有力的技術(shù)保障。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴重缺乏既懂計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進行實質(zhì)性領(lǐng)導，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設(shè)。標準化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機構(gòu)應(yīng)召集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進或選調(diào)計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會把建設(shè)單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最品質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向多方位現(xiàn)代化。

檔案管理系統(tǒng)論文:企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)論文

[內(nèi)容摘要]

21世紀最激烈的競爭當屬人才的競爭，一個具有多學科知識的復合性人才或許是一個企業(yè)發(fā)展壯大所不可或缺的重要因素。因此人力資源已逐步成為企業(yè)最重要的資源，人力資源管理（HumanResourceManagement，HRM）也成為現(xiàn)代企業(yè)管理工作中的重要內(nèi)容之一。而在人力資源管理中的基礎(chǔ)工作就是人事檔案管理。

對于企業(yè)來講，員工的人事檔案不但可以使企業(yè)的管理者在一定程度上掌握所聘用人員的基本人事信息，而且可以為企業(yè)的人力資源管理工作提供相關(guān)的人事信息數(shù)據(jù)支持。譬如：企業(yè)制定員工招聘計劃、培訓計劃、合理的使用人員等等。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的好壞不但可以直接影響到企業(yè)的人力資源管理，而且會間接的影響到企業(yè)整體管理。

隨著社會的發(fā)展，科技的進步，計算機的應(yīng)用在社會各領(lǐng)域中都得到了普及，越來越多的人都感受到利用計算機進行各類管理的科學和便捷；認識到管理信息系統(tǒng)對于管理工作的重要性。

管理信息系統(tǒng)，MIS（ManagementInformationSystem），是一個將企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中的各種內(nèi)、外部信息進行收集、加工、整理、傳遞，并有序地存儲，以用于管理和決策，是企業(yè)增效的信息系統(tǒng)。它能夠使企業(yè)更加及時、、、詳實的了解所需的信息數(shù)據(jù)。同時管理信息系統(tǒng)對各種信息數(shù)據(jù)的進一步加工，能使企業(yè)領(lǐng)導層的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理決策依據(jù)更加充分，更具有合理性、科學性；從而為社會創(chuàng)造出更多的價值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出更多的機會。另外，管理信息系統(tǒng)可以使企業(yè)的管理更加科學化、合理化、制度化、規(guī)范化；為企業(yè)的管理水平跨上新臺階；為企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

人事檔案管理系統(tǒng)就是典型管理信息系統(tǒng)，通過人事檔案管理系統(tǒng)對人事檔案進行管理具有人工管理所無法比擬的優(yōu)點——例如：檢索迅速、查找方便、性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。一個設(shè)計完善，運行穩(wěn)定的人事檔案管理系統(tǒng)可以使人們從繁重的傳統(tǒng)手工管理中解脫出來，從而提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，協(xié)助企業(yè)更好的完成人事檔案管理工作；而且，企業(yè)整體管理的信息化建設(shè)是企業(yè)的科學化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件，企業(yè)人事檔案管理的信息化又是企業(yè)整體管理信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，利用計算機對企業(yè)人事檔案進行管理是必然趨勢，人事檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)管理工作中不可缺少的。所以在畢業(yè)設(shè)計中，我選擇開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)。

在前面曾提到人事檔案管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)。這就要求它應(yīng)該能夠為用戶提供有好美觀的窗口界面、充足的信息數(shù)據(jù)、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式以及快捷而的查詢結(jié)果。所以，對于人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立、維護以及前端應(yīng)用程序的開發(fā)兩個方面。對于前者而言要求建立起數(shù)據(jù)一致性及完整性強、數(shù)據(jù)安全性好的數(shù)據(jù)庫。對于后者而言則要求具備應(yīng)用程序功能全,易使用等，運行穩(wěn)定等特點。因此，我選用的開發(fā)軟件是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0。

前言

本論文將分四個章節(jié)對如下問題做逐一淺析和論述：

一、企業(yè)人事檔案管理工作重要意義；

二、人事檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)管理工作中的重要性；

三、人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)；

四、本人開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)的詳細說明。

我所設(shè)計開發(fā)的這款人事檔案管理系統(tǒng)，它的開發(fā)平臺是Microsoft公司出品的VisualFoxPro6.0軟件，是典型的管理信息系統(tǒng)軟件——MIS（ManagementInformationSystem）。其功能包括：系統(tǒng)管理、檔案管理、檔案查詢、檔案統(tǒng)計、檔案輸出、花名冊；為了使程序顯得更具有專業(yè)風格，我還在其中加入了一個關(guān)于系統(tǒng)的功能表單，以介紹此系統(tǒng)的相關(guān)信息，如系統(tǒng)版本、開發(fā)日期等。

我在撰寫本片論文和開發(fā)這款人事檔案管理軟件的過程中，為了使所寫的論文更具有說服力；所開發(fā)軟件的功能盡可能完善且更加接近于一個真正的人事檔案管理系統(tǒng)，使其可以充分體現(xiàn)出人事檔案管理工作的各個方面。我參考了1996年7月5日第八屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十次會議通過的《中華人民共和國檔案法》修正案、勞動部和國家檔案局的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》、《干部檔案管理工作制度》、《人事檔案管理工作制度》、《某國有大中型企業(yè)人事檔案借閱查詢的規(guī)定》、《數(shù)據(jù)庫技術(shù)及開發(fā)教程（修訂版）》、《管理信息系統(tǒng)概論》、《SQLServer2000》教程、《VisualFoxPro中文版數(shù)據(jù)庫編程實戰(zhàn)訓練》、《計算機軟件技術(shù)基礎(chǔ)》、《電腦報2003年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》、《電腦報2004年合訂本》等一系列相關(guān)的書籍和文獻資料。

及時章：企業(yè)人事檔案管理工作的重要意義

一、企業(yè)人事檔案管理工作的內(nèi)容

中華人民共和國第六后全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議于1987年9月5日通過的《中華人民共和國檔案法》第二條規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

人事檔案作為檔案的一種，是人事(勞動)管理部門，根據(jù)人事工作需要，以個人姓名為特征集中保存起來的反映員工個人經(jīng)歷、德才情況、工作實績等方面內(nèi)容的文件材料。人事檔案的種類主要有干部檔案和工人檔案。它具有以下主要特點：

(1)性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定(考核)、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。因此，它能記錄員工個人成長，思想發(fā)展的歷史；能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個人自然情況等各個方面的內(nèi)容；是員工個人信息的儲存庫。它概括地反映員工個人全貌。

(2)可利用性。由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事(勞動)部門正確使用人才，合理解決工資等問題的一個重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標志。

(3)真實性。這是人事檔案可利用性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供品質(zhì)服務(wù)。

(4)動態(tài)性。人事檔案建立后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充．力求縮短檔案與員工實際情況的"時間差"。

(5)流動性。人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果保管人事檔案，而不知當事人已調(diào)往何處，即"有檔無人"，造成人檔脫節(jié)。這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。因此，在人事檔案管理工作中必須堅持"檔隨人走"。在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

(6)機密性。人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等請多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報并不能向他人(包括家庭成員)言及的內(nèi)心隱密等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密

，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材抖，不能向社會無條件地提供服務(wù)。

人事檔案的這些特點決定了人事檔案管理工作的特殊性。對于企業(yè)人事檔案管理工作會因企業(yè)的不同而有相應(yīng)的差異。但是，總體說來大致有以下這些方面：（一）、妥善保管員工檔案；（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料并立檔；（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；（五）、為領(lǐng)導和有關(guān)部門提供員工的情況；（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；

檔案管理系統(tǒng)論文:大學生心理檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

摘 要 大學生心理檔案管理系統(tǒng)是隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種基于網(wǎng)絡(luò)的動態(tài)管理平臺，以實現(xiàn)檔案信息科學管理與保存。該系統(tǒng)是基于B/S體系結(jié)構(gòu)，運用JSP技術(shù)和MySQL數(shù)據(jù)庫相結(jié)合的開發(fā)環(huán)境進行系統(tǒng)的實現(xiàn)，從而解決以往紙質(zhì)檔案資料管理的諸多問題。詳細介紹系統(tǒng)的需求分析、架構(gòu)設(shè)計、功能結(jié)構(gòu)設(shè)計等方面，并對系統(tǒng)部分頁面的實現(xiàn)進行圖片展示。

關(guān)鍵詞 心理檔案管理系統(tǒng)；JSP技術(shù)；B/S體系結(jié)構(gòu)

1 系統(tǒng)的需求分析

首先，采用文獻調(diào)查法。由于現(xiàn)今大學生心理健康問題越來越嚴重，發(fā)現(xiàn)各大高校都在嘗試建立大學生心理檔案管理系統(tǒng)。但是大多數(shù)管理系統(tǒng)都只是對檔案資料進行鍵入，并沒有對資料進行及時的更新，有些檔案資料都已經(jīng)過時，這樣不僅占據(jù)系統(tǒng)內(nèi)存，而且會阻礙進一步的科學研究。還有些系統(tǒng)就只是個空框架，是個擺設(shè)而已。因此，必須設(shè)計出系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，至少使設(shè)計出來的系統(tǒng)具有實用價值。

其次，采用專家訪談法。由于佳木斯大學教育科學學院心理學專業(yè)的教師負責整個學校的心理檔案資料管理等相關(guān)工作，因此對他們進行訪談，將有助于了解他們對于該系統(tǒng)的需求，有助于該系統(tǒng)實現(xiàn)功能方面的創(chuàng)新和完善。除此之外，通過與專家交流，能夠使設(shè)計更加有說服力，更加專業(yè)。

總之，對于系統(tǒng)的需求分析，將有助于深刻地了解該系統(tǒng)研究的現(xiàn)狀，從而有根據(jù)地進行系統(tǒng)設(shè)計，有助于整個設(shè)計過程的順利進行，也有助于研究的不斷深入和有所創(chuàng)新。這也是整個設(shè)計過程的基礎(chǔ)，對整個設(shè)計具有指導作用。

2 系統(tǒng)的設(shè)計

系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計 該系統(tǒng)基于B/S體系結(jié)構(gòu)，采用分層架構(gòu)設(shè)計，主要包括頁面展示層、內(nèi)部邏輯關(guān)系層和數(shù)據(jù)庫訪問控制層三層架構(gòu)模式：頁面展示層主要借助Dreamever進行頁面設(shè)計，因為Dreamever的可視化為接下來的內(nèi)部邏輯關(guān)系設(shè)計提供了許多便利之處；內(nèi)部邏輯關(guān)系層包括數(shù)據(jù)庫鏈接以及數(shù)據(jù)庫內(nèi)各關(guān)系表的鏈接，這部分是整個系統(tǒng)設(shè)計和實現(xiàn)的關(guān)鍵和核心部分；數(shù)據(jù)庫訪問控制層就是對于進入該系統(tǒng)的鑰匙進行設(shè)計，起到安全保護的功能。

系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計 筆者團隊設(shè)計和實現(xiàn)的大學生心理檔案管理系統(tǒng)隸屬于佳木斯大學管理系統(tǒng)，整個體系結(jié)構(gòu)包括系統(tǒng)安全防護機制、權(quán)限控制機制、決策分析層、業(yè)務(wù)應(yīng)用層和系統(tǒng)整合層。

系y功能結(jié)構(gòu)設(shè)計 該系統(tǒng)主要包括教師、學生和管理員三類用戶，以及4個功能板塊子系統(tǒng)（用戶注冊子系統(tǒng)、學生子系統(tǒng)、教師子系統(tǒng)和管理員子系統(tǒng)）。這些功能板塊各有各的分工，相互合作，共同促進這個體系結(jié)構(gòu)的完善和順利運行。下面將針對每一板塊進行詳細介紹。

1）用戶注冊子系統(tǒng)。對于及時次登錄該系統(tǒng)的用戶需要先注冊，點擊登錄頁面的注冊按鈕，根據(jù)要求完成注冊。注冊完畢后，隔5秒鐘會自動跳轉(zhuǎn)到登錄頁面，輸入賬號和密碼即可進入該系統(tǒng)進行信息瀏覽等操作。新注冊的用戶信息也會保存到數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)表中，這樣下次就可以直接用賬號進行登錄。這一部分的操作比較簡單，卻能起到安全防護的作用，相當于進入系統(tǒng)的門戶。

2）學生子系統(tǒng)。完成注冊的學生即可進入學生子系統(tǒng)。在該系統(tǒng)中，學生享有的功能包括對于自己的心理檔案資料的瀏覽、查看自己的心路歷程、發(fā)現(xiàn)自身的問題和成長。除此之外，學生還可以瀏覽一些有關(guān)心理健康方面的資料，進行線上測試，還可以給心理學專家和教師留言或進行在線咨詢。但是出于對用戶私人信息的保密，學生用戶只能查看自己的檔案信息，這也是該系統(tǒng)一種創(chuàng)新的權(quán)限控制。

3）教師子系統(tǒng)。教師子系統(tǒng)主要包括教師可以瀏覽所有學生的信息，并且對其進行分析研究，還要對于學生的問題進行回答，以及對有需要的學生采取保密式的心理輔導。除此之外，教師還可以根據(jù)歷年的檔案信息開展課題研究，進行深入的學術(shù)研究。只是有一點需要注意：在登錄時一定要在用戶類別選項下切換到教師，否則無法進行登錄。

4）管理員子系統(tǒng)。管理員子系統(tǒng)的主要功能是學生管理、教師管理、數(shù)據(jù)庫管理、頁面布局管理、留言板管理等。管理員要定期對該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行更新和刪減，學生和教師用戶進行刷新和分類管理，以及對學生留言的分類，已經(jīng)回答過的和未回答的要區(qū)分開來，以防止對未回答問題的遺漏，導致不能及時地幫助學生解決問題和進行引導。管理員子系統(tǒng)是該系統(tǒng)的重要組成部分，扮演著整個系統(tǒng)的清潔工，以維持整潔而有秩序的系統(tǒng)環(huán)境，從而避免系統(tǒng)遭遇病毒感染、信息泄漏、運行不穩(wěn)定和癱瘓等非預測事件的發(fā)生。

數(shù)據(jù)庫設(shè)計 采用MySQL（一種開放源代碼的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)）。首先，需要在數(shù)據(jù)庫中建立表關(guān)系，主要的數(shù)據(jù)庫表有：學生基本信息表，包括學號（主鍵）、姓名、性別、專業(yè)班級；教師基本信息表，包括職工號（主鍵）、姓名、性別、職稱、教授專業(yè)；管理員基本信息表，包括編號（主鍵）、姓名、性別；學生心理檔案資料表，包括學號（主鍵）、姓名、性別、專業(yè)班級、信息記錄時間；留言板記錄表，包括編號、留言時間、留言狀態(tài)（是否已回答）。并通過設(shè)置主鍵和外鍵建立表和表之間的聯(lián)系，從而確定數(shù)據(jù)庫內(nèi)部的邏輯關(guān)系，為后期系統(tǒng)的測試做好準備。

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計是整個系統(tǒng)設(shè)計中最關(guān)鍵、難度也較大的一個環(huán)節(jié)。由于數(shù)據(jù)庫對于整個系統(tǒng)就好比大腦對人一樣重要，因此為了能夠保障整個系統(tǒng)運行得流暢，將會進行多次測試，并對數(shù)據(jù)庫中存在的不足進行修改，以達到預期的效果。

3 系統(tǒng)的實現(xiàn)

基于前期的需求分析和設(shè)計階段，接下來就是將系統(tǒng)的各個部分進行逐一實現(xiàn)。由于篇幅限制，筆者將展示用戶登錄頁面和注冊頁面的實現(xiàn)，如圖1所示。

4 總結(jié)

基于團隊的共同努力，該系統(tǒng)已基本完成，但是仍然存在一些問題，還有待于進一步完善和豐富。該系統(tǒng)的實現(xiàn)歸功于指導教師的耐心教導和團隊成員的共同努力，也有助于鍛煉在校大學生的新探究能力，營造濃厚的學術(shù)研究氛圍，為進一步的研究學習奠定基礎(chǔ)。除此之外，該系統(tǒng)的實現(xiàn)改變了以往紙質(zhì)檔案資料管理的不足，對大學生心理健康問題的進一步研究提供了真實的依據(jù)，具有切實可行的現(xiàn)實意義。

檔案管理系統(tǒng)論文:基于愛數(shù)Anyshare非結(jié)構(gòu)化氣象科技檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

摘要：隨著氣象科技檔案數(shù)據(jù)量的不斷增加，目前基于移動硬盤和光盤刻錄的存儲方式會隨著時間的更迭、人事變動，加劇整合難度，文檔流轉(zhuǎn)效率不高，大量的文檔仍分散的保存在個人電腦上，不能有效的集中管理與備份，甚至導致數(shù)據(jù)丟失等。根據(jù)現(xiàn)有氣象檔案數(shù)據(jù)量及數(shù)據(jù)類型特點，采用愛數(shù)Anyshare構(gòu)建非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，對紛雜的氣象科技檔案數(shù)據(jù)分門別類管理，統(tǒng)一歸檔。通過利用在線、近線方式實現(xiàn)不同類型氣象檔案數(shù)據(jù)的歸檔保存，方便管理及快速查找。

關(guān)鍵詞：愛數(shù)Anyshare；非結(jié)構(gòu)化；檔案管理

1 項目背景

大連市氣象檔案館是以氣象科技檔案為主體的專業(yè)檔案館，是科技事業(yè)單位國家二級檔案管理單位，作為大連地區(qū)氣象檔案和資料信息資源中心，承擔全地區(qū)臺站氣象觀測資料的處理、整編、檢索及歷史數(shù)據(jù)庫管理、承擔氣象檔案管理工作。大連氣象檔案館同時也是大連地區(qū)氣候資料服務(wù)提供利用工作的窗口單位，館藏有大連地區(qū)地面、高空、太陽輻射、農(nóng)業(yè)氣象資料、氣象災(zāi)害資料以及全國主要城市的氣候整編資料；各高度層天氣圖、歷史天氣圖及其他輔助天氣圖；熱帶氣旋（臺風）年鑒；寒潮年鑒；海洋資料，海上船舶資料等，為社會各界提供氣象資料服務(wù)。

隨著氣象檔案館數(shù)據(jù)量的不斷增加，目前數(shù)據(jù)存儲主要通過移動硬盤、光盤刻錄方式對歷史數(shù)據(jù)進行歸檔存儲，基于移動硬盤和光盤刻錄會隨著時間的更迭、人事變動，新的知識碎片大量產(chǎn)生，而這個過程會加劇數(shù)據(jù)整合難度。同時還伴隨以下幾個方面的問題：部門內(nèi)部及部門之間文檔流轉(zhuǎn)效率不高；大量的文檔仍分散保存在個人電腦上，不能有效的集中管理與備份；工作電腦硬盤故障，會導致數(shù)據(jù)丟失；WORD、WPS軟件中病毒，可能導致文書丟失等。

綜上，根據(jù)現(xiàn)有氣象檔案數(shù)據(jù)量及數(shù)據(jù)類型特點，構(gòu)建非結(jié)構(gòu)化氣象檔案管理系統(tǒng)，對紛雜的氣象資料內(nèi)容和格式（圖片、word、excel、ppt、pdf、wps、video、txt等）分門別類管理，統(tǒng)一歸檔，是此次系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵。

2 需求分析

氣象科技檔案數(shù)據(jù)類型主要包括：區(qū)域站數(shù)據(jù)、日射數(shù)據(jù)、太陽光度計數(shù)據(jù)、激光雷達數(shù)據(jù)等諸多應(yīng)用類型數(shù)據(jù)，總歸檔數(shù)據(jù)量不超過10TB。目前數(shù)據(jù)存儲主要以移動硬盤、光盤手工刻錄為主，部分數(shù)據(jù)分散存儲在各服務(wù)器的內(nèi)置硬盤與個人電腦中，不易于統(tǒng)一管理，且存儲資源分散容易造成存儲資源浪費。由于數(shù)據(jù)分散存儲，很難滿足業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)安全要求。隨著數(shù)據(jù)量不斷增大，可用存儲空間不足，并且擴展性差，無法滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要。

總結(jié)以上需求分析，基于當前業(yè)務(wù)系統(tǒng)情況，面向未來業(yè)務(wù)發(fā)展需要，建設(shè)一套高可用統(tǒng)一存儲服務(wù)平臺，為業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供高性能、彈性擴展的安全存儲系統(tǒng)，并可按需提供存儲服務(wù)。通過利用在、近線方式實現(xiàn)不同類型氣象檔案數(shù)據(jù)的歸檔保存，方便管理及快速查找。

3系統(tǒng)總體設(shè)計

3.1 存儲載體選擇

本系統(tǒng)依據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T 18894-2002》標準中推薦數(shù)據(jù)儲存載體，選擇存儲優(yōu)先順序較高的光盤作為數(shù)據(jù)長期保存的存儲介質(zhì)，保障數(shù)據(jù)安全性，可保存數(shù)據(jù)50年以上，且低運行成本，低管理費用，耗電少，極大節(jié)省辦公室面積，配置更新容易，設(shè)備壽命長。新一代光驅(qū)總是保留之向下的兼容性，多方位擁有數(shù)據(jù)，檢索快，信息提取能力強。由于采用塑質(zhì)材料，所以對任何電磁干擾都不敏感。由于放在片匣內(nèi)，采用非接觸的訪問方式，所以也沒有光照射和機械損傷。大規(guī)模智能光盤的管理設(shè)備-光盤庫產(chǎn)品已經(jīng)成熟，為采用光盤進行海量數(shù)據(jù)的存儲提供了可能。

光盤庫設(shè)備同光盤庫管理服務(wù)器一同組合成光存儲NAS系統(tǒng)，通過虛擬化技術(shù)，將光盤庫設(shè)備映射為光盤庫管理服務(wù)器某個單獨的虛擬文件系統(tǒng)（體現(xiàn)為一個單獨的盤符），可以向外提供網(wǎng)絡(luò)路徑，在數(shù)據(jù)源端上通過網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動映射的方式，將光盤庫文件存儲路徑掛載到數(shù)據(jù)源端本地，使用起來就像操作本地硬盤一樣簡單。由于光盤庫設(shè)備是通過機械手自動移動盤匣的方式，來實現(xiàn)存儲介質(zhì)的交換，所以對數(shù)據(jù)請求的響應(yīng)時間要低于硬盤，一般近線數(shù)據(jù)讀取的響應(yīng)時間在1～2分鐘左右。通過光盤庫管理軟件的緩沖技術(shù)，可以保障近期內(nèi)的數(shù)據(jù)在刻錄到光盤匣后也會放置于光盤庫管理服務(wù)器的緩沖空間內(nèi)（即硬盤存儲介質(zhì)上），實現(xiàn)光磁混合式存儲方式，保障近期被寫入和被頻繁訪問的數(shù)據(jù)處于在線狀態(tài)，能夠被快速讀取。緩存空間可以通過服務(wù)器本身硬盤空間提供，也可以外接磁盤陣列進行提供。利用AnyShare歸檔模塊實現(xiàn)基于光盤庫的在線自動數(shù)據(jù)歸檔，系統(tǒng)整體由數(shù)據(jù)源端、管理員客戶端、光盤庫管理服務(wù)器、光盤庫設(shè)備構(gòu)成?？蛻舳伺c光盤庫管理服務(wù)器間通過LAN進行連接，光盤庫管理服務(wù)器與光盤庫設(shè)備間通過SAS方式進行連接；如圖1。

3.2 平臺框架設(shè)計

平臺采用云存儲集群架構(gòu)，多站點統(tǒng)一部署方案，滿足檔案數(shù)據(jù)及下屬各級部門之間進行數(shù)據(jù)傳輸、共享和協(xié)作，各部門數(shù)據(jù)就近存儲可以減輕帶寬壓力，同時各站點數(shù)據(jù)通過權(quán)限設(shè)置，有效控制站點數(shù)據(jù)安全，即有權(quán)限訪問用戶或者部門僅能訪問對應(yīng)權(quán)限的數(shù)據(jù)。

AnyShare非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)共享云平臺主體基于云存儲平臺，用戶可通過PC客戶端、移動客戶端、WEB頁面的方式進行訪問；為終端用戶提供云盤服務(wù)與個人存儲空間，用戶可自主上傳并共享文檔。同時開放公共文檔訪問目錄，實現(xiàn)組織內(nèi)部知識庫的構(gòu)建、與共享，利用光盤庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動歸檔并做到長期保存。方案總體設(shè)計拓撲圖如圖2。

將文檔云平臺部署在專網(wǎng)，實現(xiàn)各種類型數(shù)據(jù)的統(tǒng)一存儲、管理及歸檔，方便用戶日常存取、訪問。終端用戶通過政務(wù)專網(wǎng)以PC客戶端、移動客戶端、web頁面的方式進行訪問?？蛻粼L問界面如圖3。

另外，AnyShare文檔云用于電子檔案等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲、檢索、共享、歸檔，具有針對固定內(nèi)容的歸檔和長期保留特性。通過安全文檔云平臺，檔案部門可以創(chuàng)建電子檔案歸檔庫，并將電子檔案存儲在歸檔庫中，分散在電腦里的重要資料、手機或Pad里的會議記錄等都可以上傳到云端，做好數(shù)據(jù)備份。

系統(tǒng)管理員通過云管理平臺可以了解掌握整個集群的運轉(zhuǎn)績效，包括在線人數(shù)監(jiān)控、文件數(shù)量和操作變化統(tǒng)計。對電子檔案的所有操作都會記錄到審計日志，做到有據(jù)可查，合規(guī)、安全可控，為檔案提供統(tǒng)一的固化存儲、安全管理和高效使用的平臺。

4 結(jié)語

采用愛數(shù)AnyShare-V構(gòu)建私有云盤服務(wù)平臺，建立大連氣象科技檔案私有云共享平臺，在信息中心部署并配置平臺的公網(wǎng)映射，通過Internet可接入業(yè)務(wù)專網(wǎng)；在組織范圍對各個行政辦公人員、管理人員、業(yè)務(wù)人員等個人電腦上安裝客戶端；對于外部用戶，可選擇通過web訪問，手機或者PAD安裝APP等方式進行訪問。同時，該平臺具有統(tǒng)一的對外異常交互方式，方便開發(fā)者對云平臺中的異常進行捕獲與處理。通過對以上API的組合調(diào)用，開發(fā)者可以在不同的終端實現(xiàn)基本的文檔操作，對數(shù)據(jù)進行集中的存儲與有效的管理。

愛數(shù)AnyShare云存儲平臺是一個開放的平臺，為第三方應(yīng)用提供了訪問該平臺資源的一系列接口，可對接各種業(yè)務(wù)軟件，如OA的管理所有相關(guān)附件的非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。第三方應(yīng)用可以通過系統(tǒng)提供的接口開發(fā)基于AnyShare云平臺的相關(guān)應(yīng)用程序，具有較好的開放性和擴展性。

檔案管理系統(tǒng)論文:探究地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用

摘 要：計算機信息技術(shù)與各行各業(yè)之間的聯(lián)系十分緊密，由于信息技術(shù)具備高效便捷的特點使得其能夠運用到各個行業(yè)之中，在地質(zhì)檔案管理工作當中，信息技術(shù)通過電子地質(zhì)檔案的方式手段代替了原有的書面地質(zhì)檔案管理方法，工作效率更加高效，并且工作質(zhì)量得到了有力的保障。本文就地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用展開了探討，從地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的重要性意義著手，分析了地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的功能需求與總體設(shè)計，并對其具體應(yīng)用中存在的問題進行了分析，同時也提出了相應(yīng)的解決方案，希望相關(guān)的研究結(jié)果能夠?qū)Φ刭|(zhì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用起到積極的促進作用。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案；信息技術(shù)；檔案管理

地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的成功開發(fā)與應(yīng)用離不開大量的地質(zhì)檔案信息的有效提供，從宏觀角度上來講，地質(zhì)調(diào)查是具有歷史意義的，能夠從勘察結(jié)果當中窺探到遠古的風貌又能夠向未來傳遞時代的信息，因此做好地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用是十分重要的，這樣才能夠真實的記錄與承載歷史。本文就地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用展開了探討，從地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的重要性意義著手，分析了地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的功能需求與總體設(shè)計，并對其具體應(yīng)用中存在的問題進行了分析，同時也提出了相應(yīng)的解決方案，希望相關(guān)的研究結(jié)果能夠?qū)Φ刭|(zhì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用起到積極的促進作用。

1 地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的重要性意義

1.1 地質(zhì)檔案系統(tǒng)可以很好地記錄地勘工作的歷史

地質(zhì)調(diào)查所檔案管理部門在進行地質(zhì)勘探的相關(guān)工作時，需要對探測結(jié)果以及工作進程進行詳細且細致的記錄，并且要保障所記錄內(nèi)容的原始性以及真實性，這樣探測結(jié)果才能夠真實完整的還原地質(zhì)風貌，并且為其他相關(guān)工作與研究學者提供參考價值。記錄人員將記錄內(nèi)容錄入到地質(zhì)檔案系統(tǒng)當中就能夠為日后的資料查閱提供極大的便利。

1.2 地質(zhì)檔案系統(tǒng)是勘探地質(zhì)的有利證據(jù)

通過地質(zhì)檔案系統(tǒng)，管理人員能夠?qū)碧焦ぷ鞯倪M展程度進行查看，并且在地質(zhì)檔案系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用過程當中，能夠從地質(zhì)檔案的記載中了解到實際勘探中出現(xiàn)的各種問題并設(shè)立相應(yīng)的解決措施程序從而起到完善地質(zhì)檔案系統(tǒng)的作用，因此可以說明地質(zhì)檔案系統(tǒng)是勘探地質(zhì)的有利證據(jù)。

1.3 地質(zhì)檔案系統(tǒng)的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策

地質(zhì)調(diào)查所工作內(nèi)容的劃分與調(diào)動都是靠檔案管理系統(tǒng)的分配來實現(xiàn)的，管理人員通過該系統(tǒng)能夠及時的對工作內(nèi)容以及人員支配做出正確的決策，極大的促進了勘探工作的順利進行，并使得管理工作更加合理與具有實際效益。在日常的工作當中，管理人員通過查看地質(zhì)檔案的記錄從而對當前勘探工作與具體人員的操作情況進行科學的分析，并確定當前的勘探工作的開展是否具有實際意義。

2 地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的功能需求

地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的運作手段是通過互聯(lián)網(wǎng)平臺進一步展開的，在互聯(lián)網(wǎng)的運作之下，通過相應(yīng)的開發(fā)平臺以及操作軟件能夠形成隨時對系統(tǒng)進行信息維護以及資料擴充的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，在這樣的操作環(huán)境之下，管理人員能夠提升對地質(zhì)檔案信息的錄入速率，同時還能夠?qū)︿浫雰?nèi)容隨時進行規(guī)范與整理，進而滿足工作人員能夠?qū)Y料進行快速查閱的基本條件，大大地節(jié)約了工作時間并提升了工作效率。除此之外，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)還兼容著多款辦公操作軟件，使得資料查閱工作的進行得更加順利，省去了各種操作軟件不斷切換的不便。

3 地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計

3.1 系統(tǒng)概述

我國每年都有大量的地質(zhì)勘探工作在各地展開，因此就大大地加深了地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的工作難度，盡管摒棄了傳統(tǒng)的人工管理模式，但仍舊有部分工作內(nèi)容需要人工來完成，因此設(shè)計出降低人工使用量、功能更加完善的地質(zhì)檔案資料管理系統(tǒng)是當前地質(zhì)資料檔案管理部門的首要任務(wù)。

3.2 系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)

本文首先對地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的意義以及重要性進行了詳細的分析，從中能夠得出地質(zhì)檔案系統(tǒng)可以很好地記錄地勘工作的歷史、地質(zhì)檔案系統(tǒng)是勘探地質(zhì)的有利證據(jù)以及地質(zhì)檔案系統(tǒng)的利用可以使管理人員更好地做出正確的決策的結(jié)論，結(jié)合地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的重要意義與SOA、MVC框架形成了相應(yīng)的勘探資料信息的共享平臺，基于此能夠?qū)崿F(xiàn)地質(zhì)資料檔案資源的共享與重復使用，從而為資源信息平臺的維護也降低了一定的難度，勘探工作的進行效率也有所提升。

3.3 系y的數(shù)據(jù)庫設(shè)計

地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的主要意義在于對地質(zhì)勘探資料的妥善保存，從而避免因工作量繁多導致的資源使用頻繁的損壞情況的發(fā)生，可以說將資料進行妥善的保存是這一系統(tǒng)的主要運行目的，除此之外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計需要符合系統(tǒng)操作的合理性、運行的穩(wěn)定性，這樣才能夠滿足數(shù)據(jù)操作量宏大的系統(tǒng)的基本需求。

4 地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)存在的問題及解決方案

4.1 地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的聲像管理較為落后

在進行地質(zhì)勘探的過程當中，最為重要的工作程序就是對地質(zhì)檔案進行聲像收集，由于管理部門尚未樹立相應(yīng)的設(shè)備操作應(yīng)用規(guī)范準則，使得在聲像地質(zhì)檔案的操作與收集方面，沒有統(tǒng)一的標準，操作人員僅靠平日工作經(jīng)驗來判斷聲像錄入是否能夠完成勘探資料的系統(tǒng)錄入，這樣既不科學也不合理。

4.2 地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的管理設(shè)備相對落后

就當前我國地質(zhì)調(diào)查所檔案管理系統(tǒng)的管理現(xiàn)狀來看，是無法對資料的存放與地質(zhì)歷史信息的傳遞起積極的促進作用的，部分地質(zhì)調(diào)查所沒有配備單獨的地質(zhì)檔案管理場所，這就導致各種類型的地質(zhì)檔案隨意堆放在一起，在查閱時極不方便，另外也沒有對資料信息進行統(tǒng)一目錄整理，這就為地質(zhì)研究者帶來了資料參考方面的難度。盡管一些調(diào)查所運用了計算機系統(tǒng)對檔案進行錄入與整理，但是相應(yīng)的操作人員并沒有集中地參加系統(tǒng)使用能力的培訓，導致了系統(tǒng)設(shè)備無法得到充分利用的情況出現(xiàn)。

4.3 將信息技術(shù)投入到地質(zhì)檔案管理工作當中

隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都將信息技術(shù)引入到相關(guān)領(lǐng)域當中，并取得了可觀的成效，為了能夠使得地質(zhì)檔案管理工作的發(fā)展更加順利，因此可以將信息技術(shù)投入到地質(zhì)檔案管理工作當中，在地質(zhì)調(diào)查所設(shè)立相應(yīng)的計算機操作設(shè)備之后，能夠極大程度上的避免因工作量繁多人工無法負荷帶來的操作失誤，除此之外，地質(zhì)檔案還需要管理人員定期進行資料的類別整理與更新內(nèi)容的補充說明，這樣才能夠保障地質(zhì)檔案的完善度對科研工作的進行起積極的促進作用。

4.4 對管理人員進行嚴格的培訓，進而加強人員的工作能力

使用地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)之后，操作人員能夠大大地節(jié)省錄入時間從而提升工作效率，而由于地質(zhì)檔案的資料學術(shù)性較強，這就需要操作人員除了要具備系統(tǒng)的操作能力之外，還要掌握一定的地質(zhì)學知識，這樣能夠在資料的管理上更具有資料的篩選與分類能力，從而實現(xiàn)地質(zhì)資料的有效傳遞與共享，因此，對管理人員進行嚴格的培訓，進而加強人員的工作能力是極為必要的，這樣能夠保障地質(zhì)勘探資料的學術(shù)參考價值與信息傳遞的意義。

檔案管理系統(tǒng)論文:企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)的相關(guān)探析

摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及運用，社會逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運行的安全性、高效性以及性是當前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運行維護以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運行維護的主要目的是保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的高速運行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數(shù)據(jù)歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護以及體系建設(shè)的要點，并以石油企業(yè)為例，提出當前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運行維護 體系建設(shè)

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個領(lǐng)域中的運用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴大?，F(xiàn)階段，為了適應(yīng)社會發(fā)展的步伐，企業(yè)對其檔案管理系統(tǒng)的運行質(zhì)量提出了更高的要求，同時，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業(yè)中，強化其檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當積極分析檔案管理運行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)要點

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運行并長時間發(fā)揮其運用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價值。

（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務(wù)

在企業(yè)檔案管理實踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運行以及維護并非簡單的維持系統(tǒng)的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務(wù)，具體如：在保障系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)運行功能的應(yīng)用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運行風險以及系統(tǒng)錯誤；逐漸完善以及強化系統(tǒng)功能；實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。

（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應(yīng)當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運維系統(tǒng)包括多種預案，爭在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時預警并找出相關(guān)應(yīng)急措施，這對于系統(tǒng)運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業(yè)檔案運行維護管理系統(tǒng)的不能處于事務(wù)性處理這一局面，同時，各級運行維護系統(tǒng)應(yīng)當避免問題的重復性處理，逐步實現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統(tǒng)運維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機制以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能

運行維護技術(shù)對于檔案管理系統(tǒng)平臺功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當實現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的性目標。另一方面，系統(tǒng)平臺應(yīng)當具備指導以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗、業(yè)務(wù)變動等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導，應(yīng)當系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導以較大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運行維護的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運行維護的性。

另外，針對企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應(yīng)當具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運行維護過程中及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗，進而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進一步提高系統(tǒng)的運行功能。同時，檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運行指導等方面的信息，能夠為系統(tǒng)的推廣運用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）制度保障體系的必要性

在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)過程中，管理人員應(yīng)當建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運行維護管理制度、考核制度以及應(yīng)急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運維系統(tǒng)的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護，能夠降低系統(tǒng)運行中的風險，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務(wù)水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統(tǒng)運行維護的健康發(fā)展。

二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)現(xiàn)狀

石油企業(yè)是我國經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應(yīng)當提高對于其檔案管理系統(tǒng)維護管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺。現(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標、揚長避短，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導及時了解其各個單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實際出發(fā)點制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現(xiàn)代社會處于信息化發(fā)展的新時代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應(yīng)當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實性問題是應(yīng)當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術(shù)的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應(yīng)社會的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網(wǎng)絡(luò)終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提品質(zhì)案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現(xiàn)故障，就會導致檔案信息在較短時間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應(yīng)用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護后，可以快速定位檔案位置，找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。

三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術(shù)的不斷推進，其在企業(yè)各個領(lǐng)域的運用更加深入，有關(guān)工作人員應(yīng)當以計算機技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應(yīng)的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，通過其時效性特點逐漸實現(xiàn)庫房的實時監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。

（二）建設(shè)檔案管理相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)代化社會的信息數(shù)據(jù)量不斷擴大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業(yè)應(yīng)當不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進計算機技術(shù)在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自身的實際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質(zhì)

在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應(yīng)當提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓工作，在提高其職業(yè)技能的同時，強化對于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時，石油企業(yè)應(yīng)當加大人員培訓投資，邀請相關(guān)專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應(yīng)結(jié)合實際案例進行實際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。

（四）積極引進信息技術(shù)的應(yīng)用

近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運用在各個領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當樹立正確的意識，充分意識到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進國內(nèi)外先進管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的性。

四、結(jié)語

石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經(jīng)濟的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行水平影響著企業(yè)的正常運營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)水平將進一步提高，有關(guān)人員應(yīng)當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業(yè)的健康發(fā)展。

檔案管理系統(tǒng)論文:大數(shù)據(jù)時代下專科院校檔案管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計

摘 要：利用教育的信息化來促進和實現(xiàn)教育的現(xiàn)代化，已成為教育界的共識。檔案管理信息化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢和方向。該文首先對?？圃盒n案管理工作進行系統(tǒng)的分析，提出了在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理系統(tǒng)的需求；其次，研究和設(shè)計了檔案管理系統(tǒng)的具體功能，，針對不同類型數(shù)據(jù)進行不同方式的加密，保障系統(tǒng)的安全性。

關(guān)鍵詞：教育信息化 檔案管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)加密

隨著計算機及互聯(lián)網(wǎng)的持續(xù)快速發(fā)展，以云計算、物聯(lián)網(wǎng)、智能城市、智慧校園為代表的各種新技術(shù)、新應(yīng)用如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，正在影響和改變著我們每一個人，無論你是否愿意被影響和改變。隨著應(yīng)用軟件的增多和普及，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，而且，這些數(shù)據(jù)以指數(shù)級的速度增長，人類已邁入大數(shù)據(jù)時代。檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。隨著學校的快速發(fā)展，不同類別、不同形式的檔案快速增加，檔案管理工作變得更加復雜，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已不能m應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)據(jù)量大和高安全性等要求。因此，研究和設(shè)計一款符合學校實際需求的檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫。

1 專科院校檔案工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作部門和人員情況

?？圃盒Ｒ话銢]有專門的檔案室或檔案館等獨立的檔案管理機構(gòu)。以筆者所在的漯河醫(yī)學高等?？茖W校為例，檔案室是學校行政辦公室的下屬機構(gòu)，不是獨立設(shè)置的檔案室，隸屬于學校行政辦。筆者學校檔案室僅有兩名專職檔案管理人員，缺乏專業(yè)的計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人員，每年疲于應(yīng)對學校各類檔案的收集、分類、整理、上架、日常查詢、借閱和印章使用等工作，沒有更多的時間和精力去研究和學習檔案信息化方面的知識。

1.2 檔案管理工作硬件投入情況

筆者學校檔案室設(shè)有辦公室和檔案庫房，分別用于辦公和存放檔案。其中，檔案庫房約200m2，內(nèi)有打印復印一體機、掃描儀、計算機、刻錄機、照相機、空調(diào)等電子設(shè)備和滅火器、鐵門、鐵窗等防火防盜設(shè)備，但沒有配備去濕機、磁盤陣列、溫濕度和防火防盜自動報警器等設(shè)備。計算機和打印復印一體機等辦公設(shè)備較為老舊，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣問題，嚴重影響檔案管理人員和檔案借閱人員的工作效率。

1.3 檔案管理工作信息化使用情況

目前，該校還沒有專門的檔案管理系統(tǒng)，都是以自建Excel電子表格形式進行管理，且僅保存基本的文件名、文件類型、時間等信息，只能進行簡單的信息查詢和搜索，不能提供詳細的信息檢索；館藏檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，當前流行的多媒體電子檔案如圖像、音頻、視頻、掃描件等較少，無法大規(guī)模地實時、在線提供檔案，與當前檔案管理信息化發(fā)展潮流不符，檔案管理工作信息化水平總體不高。

2 檔案管理系統(tǒng)的需求和功能設(shè)計

我國大部分本科高校都有自己的檔案管理軟件，各高校檔案管理軟件的功能大同小異。作為專科學校，由于歷史原因，大部分都沒有自己的檔案管理軟件，隨著時代的進步，特別是在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代，也急需要有自己的檔案管理軟件。該文在總結(jié)高校檔案管理需求的基礎(chǔ)上，調(diào)查和收集該校檔案管理工作的實際需求，并進行相關(guān)功能設(shè)計，為下一步的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。根據(jù)學校各類用戶需求，確定檔案管理系統(tǒng)的功能模塊，各類需求如圖1所示：主要分為用戶登錄模塊、檔案管理模塊、檔案查詢模塊、檔案借閱模塊、系統(tǒng)管理模塊和印章使用模塊。

用戶登錄模塊：登陸系統(tǒng)是各類用戶安全進入系統(tǒng)的及時步，系統(tǒng)只允許特定的用戶，即用自己的工號或?qū)W號登錄系統(tǒng)，登錄后可以自行修改密碼。

檔案管理模塊：檔案管理模塊功能如圖2所示，包括檔案錄入功能、檔案審核功能、檔案鑒定功能、檔案歸檔功能、檔案修改功能和檔案刪除功能。由檔案提供者把檔案的基本信息錄入到系統(tǒng)中，同時將電子稿導入，做到檔案基本信息、紙質(zhì)稿完整信息、電子稿完整信息一一對應(yīng)。檔案管理員對檔案提供者錄入的信息進行審核，如果有必要保存，則審核通過；如果沒有必要保存，則不通過。如果通過，則對檔案的密級和保存的時間進行鑒定，密級程度分為公開、保密、機密、絕密4種，根據(jù)檔案的性質(zhì)鑒定為不同的密級和保存時間。由系統(tǒng)管理員對需要歸檔的檔案的所有信息進行審核，查看是否滿足檔案信息化建設(shè)的各種標準，對通過審核的檔案進行立卷、編目和保存。對不符合檔案信息化建設(shè)標準的檔案退回，給出不符合標準的條目，并限期重填。此外，系統(tǒng)管理員可以對檔案的個別屬性進行修改，若某些檔案沒有保存的必要或保存時間到期時，系統(tǒng)管理員將檔案刪除。

檔案查詢模塊包括檔案查詢和查詢統(tǒng)計兩個功能，查詢者在查詢框中輸入文件的關(guān)鍵字、文件號、文件名等關(guān)鍵字信息進行查詢，系統(tǒng)會根據(jù)查詢者的權(quán)限快速地反應(yīng)查詢到檔案的詳細信息。查詢統(tǒng)計主要是對各類檔案信息查詢次數(shù)、查詢者部門、查詢內(nèi)容等進行統(tǒng)計。

檔案借閱模塊：包括檔案借閱和借閱統(tǒng)計兩個功能，用戶提交檔案借閱申請，包括借閱的檔案、借閱日期、歸還日期等，經(jīng)檔案管理部門人員審核批準后，即可完成檔案借閱。借閱統(tǒng)計主要是對借閱檔案、借閱次數(shù)等進行統(tǒng)計，可以分析檔案利用率，進而為決策者提供決策支持。

系統(tǒng)管理模塊包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、日志查詢、用戶權(quán)限管理功能。

印章使用模塊：由于學校公章保存在檔案室，傳統(tǒng)印章使用手續(xù)繁瑣、費時費力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需網(wǎng)上提交申請，審核人網(wǎng)上審核，且審核人必須在規(guī)定時間內(nèi)審核，保障印章使用手續(xù)正常、快速進行。

3 檔案管理系統(tǒng)的安全

安全性是擺在每一個應(yīng)用系統(tǒng)面前的大問題，檔案管理系統(tǒng)也不例外。這里主要從數(shù)據(jù)信息安全、程序安全和網(wǎng)絡(luò)安全3個方面來討論系統(tǒng)的安全性。該系統(tǒng)對用戶密碼采用MD5算法進行加密，系統(tǒng)在保存密碼時將密碼信息用MD5算法加密后存入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中只保留加密后的信息，當用戶登錄后，輸入的密碼信息先用MD5算法加密，將加密后的信息與數(shù)據(jù)庫中的信息進行比對，若一致，則允許登錄，若不一致，則提示重新輸入用戶名和密碼。針對圖片信息采用基于混沌的圖像加密技術(shù)進行加密。程序測試主要是進行黑盒測試和白盒測試，以驗證程序的功能和邏輯正確性。由于服務(wù)器放到學校機房中，所以要確保機房網(wǎng)絡(luò)安全，防火墻，UPS和入侵檢測系統(tǒng)都是必不可少的。此外，系統(tǒng)還需具備數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復功能，其主要作用是提品質(zhì)案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)性和安全性。該系統(tǒng)采用的備份策略是：每周進行一次完整備份，備份系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)，優(yōu)點是恢復時間短，操作最方便、。每天進行一次增量備份，備份上一次備份以后更新的所有數(shù)據(jù)，優(yōu)點是每次備份的數(shù)據(jù)量少，占用空間少，備份時間短。

4 結(jié)語

該文主要分析和設(shè)計了基于該?，F(xiàn)狀的檔案管理系統(tǒng)，隨著高校信息化建設(shè)的逐步深入，會有更多的電子數(shù)據(jù)信息流入到檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)安全是一個必須重視和要解決的問題。一方面，隨著智能手機的快速普及，越來越多的工作可以在手機上完成，如何盡快實現(xiàn)基于智能手機的檔案管理系統(tǒng)；另一方面，大量的數(shù)據(jù)積累必然形成大數(shù)據(jù)，如何讓大數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘來發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，是今后需要努力的方向。

檔案管理系統(tǒng)論文:數(shù)字時代醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)研究

[摘 要]隨著我國信息技術(shù)的持續(xù)快速發(fā)展，數(shù)字時代早已悄然而臨，數(shù)字技術(shù)深入到各產(chǎn)業(yè)行業(yè)中。數(shù)字時代在改變民眾生活的同時，對我國的醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域也相應(yīng)起到了變革作用。而醫(yī)院檔案管理涉及龐大的數(shù)據(jù)支撐，與數(shù)字時代的發(fā)展相輔相成。數(shù)字時代進一步推動了我國衛(wèi)生醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)中所樹立的數(shù)據(jù)和服務(wù)理念，并且從形式上，改變了以往對衛(wèi)生醫(yī)療系統(tǒng)管理的判定標準，特別是為醫(yī)院檔案管理加入了更多的元素。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字時代；醫(yī)院；檔案；管理

0 引 言

隨著社會的發(fā)展與進步，當前國內(nèi)醫(yī)院的業(yè)務(wù)、服務(wù)、管理水平均較以往有了明顯提高，由此也就對檔案管理工作提出了全新的標準與更高的要求，醫(yī)院檔案管理應(yīng)當確保其信息化發(fā)展水平與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)。本文結(jié)合國內(nèi)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，對當前存在的檔案管理問題進行梳理和分析，針對數(shù)字時代醫(yī)院檔案管理存在的問題提出相關(guān)的建設(shè)策略，旨在為國內(nèi)醫(yī)療與衛(wèi)生工作的改進提供一定參考。

1 我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

隨著我國社會經(jīng)濟的整體發(fā)展，國內(nèi)醫(yī)院的檔案管理工作有了明顯的進步?，F(xiàn)階段，國內(nèi)醫(yī)院檔案管理更加強調(diào)將數(shù)字時代中的信息化建設(shè)作為醫(yī)院檔案管理的新起點，這也進一步體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展對于促進檔案管理服務(wù)的關(guān)鍵作用。毋庸置疑，醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展與建設(shè)，是其整體工作與實現(xiàn)多方位系統(tǒng)建設(shè)的重要構(gòu)成，更是醫(yī)院在開展各項工作中，尤其是管理工作的占據(jù)重要地位的環(huán)節(jié)，數(shù)字化的管理系統(tǒng)建設(shè)已然被證明是現(xiàn)代醫(yī)院管理改革和發(fā)展的必然趨勢。

隨著信息技術(shù)在人們生活中地位的日益凸顯，以及我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展，對醫(yī)院應(yīng)用數(shù)字化的信息管理也帶來了一定的挑戰(zhàn)。通過數(shù)字化、信息化技術(shù)的輔助管理、創(chuàng)設(shè)多類型綜合的檔案數(shù)據(jù)庫，以及利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案資源的信息共享，能夠更加高效地將醫(yī)院檔案室那些豐富的材料進行快速的傳播和共享，最終達到更好地服務(wù)社會、服務(wù)管理、服務(wù)患者的目的。

盡管數(shù)字化的檔案可以極大地彌補傳統(tǒng)中紙質(zhì)檔案安全性不高、存取過程繁瑣、不便保存等問題，然而也因為數(shù)字化電子檔案有其介質(zhì)性，仍然存在不少問題需要解決。

2 我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)存在的問題

2.1 依賴性

數(shù)字時代電子檔案必須依賴管理系統(tǒng)（管理系統(tǒng)包括了硬件、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等），才能讓電子檔案發(fā)揮作用。不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案從制作、處理，到后面的歸檔等一系列的管理行為都需要通過管理系統(tǒng)方可實現(xiàn)。一旦遠離了計算機，電子檔案便無法被識讀，也不能對電子檔案施以其他影響，失去了管理行為。

2.2 分離性

電子檔案的儲存位置并非固定，而是處理時刻變化狀態(tài)的，利用信息網(wǎng)絡(luò)，在各計算機間完成資料的傳遞，也能夠在各個載體間實現(xiàn)復制，因而內(nèi)容和信號形態(tài)不會發(fā)生改變。

2.3 可變性

數(shù)字管理系統(tǒng)中由于檔案信息的獨立性，還有系統(tǒng)自身所具備的功能，可以將檔案信息輕易增刪、處理、編輯，而在更改檔案后所生成的新檔案很難會被發(fā)現(xiàn)更改的痕跡。并且，數(shù)字管理系統(tǒng)中的一些靜態(tài)文檔往往都會被動態(tài)文檔所替代，后者的數(shù)據(jù)也就會被持續(xù)地更新，從而反映近期的情況。一旦電子檔案沒有進行備份，數(shù)據(jù)如果被人為修改，那么檔案就很可能蕩然無存，且不容易被恢復，醫(yī)院數(shù)字檔案的載體材料也存在不穩(wěn)定性特點。

3 加強醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)策略

3.1 完善系統(tǒng)服務(wù)

首先，當前國內(nèi)醫(yī)院檔案管理服務(wù)工作必須建立完善的管理內(nèi)部網(wǎng)，如此，工作人員在通過平臺來制作醫(yī)院網(wǎng)頁的同時，可以在各個方面對醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息進行的收集與匯總，進而打造完善的數(shù)字時代檔案管理系統(tǒng)。這樣一來，就能夠保障大眾和患者能夠通過信息網(wǎng)絡(luò)來完成對檔案資源的檢索，獲得更高水平的服務(wù)。

其次，建立電子檔案的信息數(shù)據(jù)庫可較好地集合醫(yī)院不同科室所需歸檔的檔案，且數(shù)據(jù)中心中的電子檔案信息查詢與服務(wù)功能，也很好地保障了醫(yī)院信息的透明，電子檔案的集合、整理，讓各個部門能夠很好地實現(xiàn)對電子檔案資源的共享，防止發(fā)生不同科室之間在建立其自身檔案管理系統(tǒng)時出現(xiàn)的不兼容或無法擴展的問題。電子檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立可以持續(xù)補充檔案信息的資源，提高電子檔案的應(yīng)用效率。

，面對巨大的信息資源，醫(yī)院檔案管理功能都無法將所有的電子信息一一整理、匯總、處理及應(yīng)用。因此，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)一定要徹底破除傳統(tǒng)管理中辦公資源、情報資源及檔案資源相互分離的問題，建立一個完善的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，真正意義上達到對信息資源的統(tǒng)一管理，發(fā)揮出對整體信息資源進行整合的作用，這是醫(yī)院檔案管理朝向科學化發(fā)展的先決條件。

3.2 服務(wù)路徑的完善

不可否認，在很大程度上，既往的醫(yī)院檔案管理更大作用是為患者提供或保存初始檔案文件，抑或是通過加工對檔案進行匯編，但沒有對檔案進行深度的加工。完善服務(wù)路徑就是需要對電子檔案的資源進行深度的分析與處理，較大限度上給患者和大眾帶來更加的資源。因此，醫(yī)院在日常事務(wù)的運行中，就有必要更加關(guān)注收集、整理部分醫(yī)患事故檔案，分析事故產(chǎn)生的過程，最終總結(jié)經(jīng)驗，為醫(yī)院運行提供決策意見。

按照醫(yī)院管理工作中普遍存在的混亂和交錯的局面，醫(yī)院的檔案管理服務(wù)更需要更加主動地去應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，對不同科室的檔案管理系統(tǒng)均展開數(shù)字化建設(shè)，讓大眾能夠在系統(tǒng)中輸入想要查詢的內(nèi)容，并輕松地查到想到得到的相關(guān)信息資源。c此同時，對數(shù)字檔案也可以采取用戶授權(quán)的管理方式，用戶可針對自身權(quán)限對醫(yī)院檔案資源展開訪問，并能夠把即時所需的電子檔案打印出來，真正獲得高效、快捷的服務(wù) 。

3.3 源頭管理

現(xiàn)階段，提供豐富的檔案服務(wù)是醫(yī)院電子檔案開發(fā)的重要原因，換言之，檔案管理人員決不可追求表面工作，而是需要按照用戶的現(xiàn)實所需，緊握重點，找出突破點。具體來說，在為患者和大眾提供公益性服務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷加大醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)，同時也要讓檔案管理系統(tǒng)緊跟其上，全力在檔案的分類、流程、網(wǎng)建及改革等環(huán)節(jié)上實現(xiàn)真正的突破，從而讓醫(yī)院實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的雙贏。

近些年，我國大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化發(fā)展已獲得了不俗的成績，但也留有些許的問題要解決。對此，醫(yī)院行政管理部門就需要強化自動化辦公系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)，讓每個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檔案資料都可以、迅速、安全地存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。積極加強和規(guī)范檔案管理的歸類流程，保障那些有價值的信息順利歸檔。

3.4 強化物質(zhì)保障

在醫(yī)院電子檔案的開發(fā)與應(yīng)用階段，相對的物質(zhì)保障是必不可少的。一旦沒有穩(wěn)定的物質(zhì)保障支撐，就無法實現(xiàn)電子檔案中的技術(shù)開發(fā)工作。所以，電子檔案的開發(fā)環(huán)境同樣是數(shù)字時代加強醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵條件，醫(yī)院不僅要積極地運用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)，更應(yīng)當做好人力資源管理、物質(zhì)資源支撐以及技術(shù)資源保障的相關(guān)工作，只有這樣，方可保障醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設(shè)的有效性。

4 結(jié) 語

當前，伴隨著我國信息化建設(shè)發(fā)展的持續(xù)深入，人民的生產(chǎn)生活方式均發(fā)生了極大的變化。對醫(yī)院檔案管理服務(wù)而言，數(shù)字技術(shù)的不斷更新發(fā)展，對既往的醫(yī)院檔案管理的理論和手段都形成了深遠的影響，也給檔案管理工作帶來了全新的機遇與挑戰(zhàn)。管理部門應(yīng)當切實針對社會發(fā)展的客觀需求，以服務(wù)創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新為理念，為醫(yī)院檔案的數(shù)字化建設(shè)夯實基礎(chǔ)，同時，工作人員也需要在工作中不斷地創(chuàng)新思想、改變觀念，勇于破除傳統(tǒng)，實現(xiàn)自我超越。

檔案管理系統(tǒng)論文:試析檔案管理系統(tǒng)對食品藥品安全科學化監(jiān)督的影響

摘 要：食品藥品安全關(guān)系國計民生，與人民生活生產(chǎn)息息相關(guān)，因此對食品藥品行業(yè)進行有效監(jiān)督，強化食品藥品安全檔案管理至關(guān)重要。本文通過分析檔案管理系統(tǒng)的重要性，探討檔案管理系統(tǒng)對藥品安全實現(xiàn)科學化監(jiān)管的促進作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；安全監(jiān)督；食品藥品

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段越來越無法滿足當前檔案事業(yè)的發(fā)展需要，尤其是在食品藥品信息領(lǐng)域，問題更為突出。因此，要想更好的實現(xiàn)國家對食品藥品資源的監(jiān)管和分配，就必須依托現(xiàn)代化技術(shù)手段對食品藥品監(jiān)管系統(tǒng)進行優(yōu)化，建立完善、科學的食品藥品檔案管理系統(tǒng)。

1 檔案管理系統(tǒng)的概念與意義

檔案管理系統(tǒng)，通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。

檔案管理系統(tǒng)是一種現(xiàn)代化管理體系，它的運用為企業(yè)、單位提供更加科學、完善的檔案管理方法，有著檔案管理與網(wǎng)絡(luò)查看的雙重功能。在食品藥品監(jiān)管中，應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息適時傳輸?shù)囊惑w化操作流程，能夠讓食品與藥品監(jiān)管部門的工作更加順暢。人民群眾也可以通過這一檔案系統(tǒng)來對食品與藥品實時監(jiān)督。

2 檔案管理系統(tǒng)對食品藥品的安全科學化監(jiān)督的作用

實施檔案規(guī)范化的管理，可以保障記錄在檔案中的所有信息是屬實的，在萌芽狀態(tài)的食品藥品安全隱患能及時地消除，能夠在不擴大食品藥品安全事態(tài)的情況下，及時時間處理發(fā)生食品藥品安全事件的相關(guān)單位，避免了許多不必要的麻煩。同時，實施檔案規(guī)范化的管理，可以將相關(guān)食品藥品企業(yè)的相關(guān)資料予以公布，便于群眾對食品藥品企業(yè)進行社會監(jiān)督，促進食品藥品監(jiān)管工作穩(wěn)定的展開。

2.1 提高了監(jiān)管部門的工作效率

食品藥品監(jiān)督管理部門的工作量非常大，要對不同的食品藥品生產(chǎn)環(huán)節(jié)嚴格把控和監(jiān)督，工作難度之大絕非一般，這給安全監(jiān)管工作的開展帶來極大的影響。另外，食品藥品監(jiān)管檔案本身種類復雜、序號繁多，作為一種真實有效的紙質(zhì)資料，它的科學性與有效性不容忽視。我們都知道，傳統(tǒng)意義上的檔案保存工作，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量人力、物力，同時存儲與傳播利用過程也更加復雜。進入新世紀以來，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，已經(jīng)不能滿足經(jīng)營發(fā)展需求，只有通過電子信息化建設(shè)，才能適應(yīng)新的發(fā)展形勢。尤其是在食品藥品檔案管理中，因為食品藥品檔案自身特點影響，這一問題表現(xiàn)的尤為突出，而建立完善的檔案管理系統(tǒng)則能成功的解決檔案歸檔難、檔案保管難以及檔案查找難的問題，將所有的檔案資料通過電子掃描方式統(tǒng)一輸入電腦系統(tǒng)，通過移動的搜索工具檢索，這樣有效地提高了管理人員工作效率，對食品藥品監(jiān)管部門的科學化監(jiān)管工作的開展有著一定促進作用。

2.2 推動了信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護是關(guān)鍵。因此，首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學的信息化系統(tǒng)，利用計算機管理檔案?？梢詫崿F(xiàn)檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式，由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實現(xiàn)信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)資源共享。在此，食品藥品監(jiān)管工作本身是一個復雜而又繁瑣的工作系y，也要不時地進行檔案系統(tǒng)的開發(fā)與維護，因此就要強化信息合作，加快系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)，進而推動整個檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，如監(jiān)控設(shè)備、信息一體化設(shè)備等，實現(xiàn)信息覆蓋，確保食品藥品檔案信息資料的，完整。

2.3 優(yōu)化檔案管理模式

根據(jù)相關(guān)部門自身的情況，制定嚴格的獎懲制度，對于那些隨意更改或記錄的檢驗者進行嚴格的懲罰，從而使檢驗者有規(guī)可詢，有規(guī)可依，優(yōu)化檔案管理的模式，其中可以通過引入信息化技術(shù)，使繁瑣復雜的檢驗紙質(zhì)登記整理轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化的整理，檔案的格式也可以從簡單的文字轉(zhuǎn)變?yōu)閳D文結(jié)合，不僅方便了日后的查閱整理補充，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)的模式發(fā)往全國各地，在促進學術(shù)交流的同時，也較大限度的保障了食品和藥品的安全性。

2.4 提品質(zhì)案標準化、規(guī)范化的水平

目前，國內(nèi)檔案制度已經(jīng)相當完善，但是仍不能保障檔案的完整性、真實性以及性，此外，由于食品藥品檔案管理的范圍較廣，不僅包括水、大氣等天然物質(zhì)，還包括各種人工加工產(chǎn)品，因此，在檔案管理中開設(shè)檔案審核小組至關(guān)重要，其小組成員可以是不同檢驗部門的領(lǐng)導層或是課題負責人，這樣通過不同小組的合作，不僅可以保障檔案的合理化和規(guī)范化，還可以增加被發(fā)現(xiàn)問題小組的壓力，使其在競爭中進行改進和完善。

3 強化食品藥品安全監(jiān)管檔案系統(tǒng)的幾點思考

3.1 強化食品藥品安全宣傳深度和廣度

目前，由于工作人員對檔案管理的認識程度較低，在實際工作過程中，對檔案的管理往往不予以重視，從而出現(xiàn)許多不良現(xiàn)象，比如，在食品藥品安全監(jiān)管檔案管理工作時對資料的收集和整理過于散漫，檔案歸檔內(nèi)容、形式差別很大；對資料的保管不怎么放在心上，檔案丟失及被破壞的較多。基于此，做好規(guī)范化管理的宣傳有必要加大力度。當?shù)氐男侣?、電視媒體是非常不錯的宣傳平臺，通過這些平臺，增加食品藥品安全監(jiān)管檔案的規(guī)范化管理輿論范圍，創(chuàng)造出良好的條件。

3.2 建立一戶一檔的規(guī)范化管理機制

食品藥品安全監(jiān)管部門將所有的食品藥品生廠商、經(jīng)營商納入管轄范圍之中，以直接監(jiān)督、一戶一檔的方式，來響應(yīng)規(guī)范化的管理模式，并完成對所有食品藥品生產(chǎn)商和經(jīng)營商實施監(jiān)管的重任。所謂的一戶指一個擁有行政許可的單位。針對每戶的監(jiān)督次數(shù)、結(jié)果、投訴等的資料進行總結(jié)收編，制成獨立的案卷目錄。這樣食品藥品生產(chǎn)和經(jīng)營商的實際經(jīng)營情況便可隨時悉知，監(jiān)督時的針對性材料也便于提供。

3.3 統(tǒng)一印制規(guī)范化的監(jiān)管檔案文書

維持檔案管理的秩序，以明確檔案內(nèi)容并統(tǒng)一印制的檔案文書為輔助工具也十分有效。當然，要確保檔案文書在各監(jiān)管部門的落實率，就需要按照我國現(xiàn)有的食品藥品安全法和許可管理辦法以及各種檢查規(guī)定等的法律法規(guī)要求，制定有針對性的檔案管理辦法，可以制定出食品藥品生產(chǎn)加工企業(yè)的分類普查檔案表和巡檢記錄表、食品藥品生產(chǎn)企業(yè)的安全保障書等。更重要的是表格和檔案文書必須要求相關(guān)食品藥品企業(yè)真實認真的填寫，然后交由監(jiān)管部門妥善保存，這就不會出現(xiàn)食品藥品安全監(jiān)管中無據(jù)可依、無機可查的現(xiàn)象。

4 結(jié)束語

總之，在近幾年頻繁發(fā)生的食品藥品安全事件給我們敲響了警鐘，這些問題的發(fā)生不僅給人民身體和精神帶來了不可估量的危害，也嚴重擾亂社會安全秩序，造成難以挽回的損失。當前，對食品藥品安全監(jiān)管檔案規(guī)范化的管理是亟需解決的一項重大事項。當然，為避免對規(guī)范化管理認識上的不足而造成不利影響，有必要先了解這項管理的內(nèi)涵和意義。

檔案管理系統(tǒng)論文:放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)

摘 要：為了探索一套放射衛(wèi)生檔案管理的設(shè)計與開發(fā)的方法，從醫(yī)療臨床的特點和檔案管理的重要性出發(fā)，對放射人員檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容進行分析總結(jié)和歸納。指出檔案管理方面存在的檔案管理分散、重視程度不夠等問題，并提出建立統(tǒng)一標準、加快檔案信息化建設(shè)等相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：放射衛(wèi)生檔案；醫(yī)院管理；系統(tǒng)設(shè)計；系統(tǒng)開發(fā)

一、背景

按照國家法律、法規(guī)及衛(wèi)生行政部門規(guī)章、管理辦法、標準的要求，根據(jù)醫(yī)院自身規(guī)模及近幾年快速發(fā)展的需要，對各種管理全部進入統(tǒng)一信息管理，尤其是放射衛(wèi)生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環(huán)節(jié)，放射衛(wèi)生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實現(xiàn)分類管理、分級管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對于日后的管理起到至關(guān)重要的作用。作為一所集醫(yī)療、教學、科研為一體的現(xiàn)代化綜合醫(yī)院，放射人員檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)就顯得尤為重要。

二、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的意義

現(xiàn)代化醫(yī)院管理信息量大、隨機性強，工作繁雜、分工精細、協(xié)作緊密，如果沒有一套嚴格、完整的規(guī)章制度或執(zhí)行的不夠嚴謹、認真、都將會導致醫(yī)院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護條例》和《醫(yī)療機構(gòu)管理條例》等法律、行政法規(guī)的規(guī)定，我們制定了《青島大學附屬醫(yī)院管理模式 》，明確指出，安排專人負責個人劑量監(jiān)測和職業(yè)健康檢查管理，建立輻射工作人員個人劑量檔案和職業(yè)健康監(jiān)護檔案。檔案應(yīng)當保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業(yè)健康監(jiān)護檔案應(yīng)當包括勞動者的職業(yè)史、職業(yè)病危害接觸史、職業(yè)健康檢查結(jié)果和職業(yè)病診療等相關(guān)的個人健康資料。建立健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動者健康監(jiān)護檔案，并按照規(guī)定的期限妥善保存。因此管理好放射衛(wèi)生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統(tǒng)的開發(fā)也是十分必要和緊迫，對醫(yī)院信息化管理也有著十分重要意義。

三、放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)理論依據(jù)及目的

及時，依據(jù)：在編制該系統(tǒng)過程中，我們按照國家頒布的放射衛(wèi)生法律、法規(guī)為依據(jù)，并參考院內(nèi)其他管理系統(tǒng)制定的放射防護工作規(guī)范和檔案模式，使該系統(tǒng)具備良好的規(guī)范性、實用性和通用性。

第二，目的：通過放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)管理檔案，對放射診療工作人員健康查體、防護知識培訓、配戴個人劑量等放射防護措施一一進行登記，以掌握全院放射防護人員的動態(tài)管理，有利于進一步規(guī)范放射工作人員的技術(shù)操作、保障質(zhì)量、防止差錯事故的發(fā)生。

三、系統(tǒng)設(shè)計

平日工作中用到的數(shù)據(jù)及資料檔案只有進行互聯(lián)網(wǎng)管理，才能發(fā)揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進行信息化處理，我們醫(yī)院信息部根據(jù)我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設(shè)備購買日期、型號、實際使用日期、編號、設(shè)備主要參數(shù)、工作人員培訓日期、健康檢查日期、設(shè)備具體場所、個人劑量計檢測結(jié)果等等管理軟件。

（一）總系統(tǒng)的設(shè)計

基于Excel服務(wù)器的信息系統(tǒng)，分為三個層次（如下頁圖所示）。最底層是基礎(chǔ)軟件，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子表格軟件等。在基礎(chǔ)軟件層之上，就是Excel服務(wù)器，它提供了構(gòu)建一個信息系統(tǒng)所必需的各種功能。基于Excel服務(wù)器之上，就是我們自己構(gòu)建的各種應(yīng)用系統(tǒng)。我們把實際業(yè)務(wù)和管理需求，做成一個個模板，固化到系統(tǒng)中，并且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化和發(fā)展。

此版本構(gòu)建的信息系統(tǒng)，最終用戶就在Excel的環(huán)境中操作，所以使用簡單、配置也簡單。

1.各種檔案交換系統(tǒng)：以數(shù)據(jù)交換、內(nèi)網(wǎng)及科室數(shù)據(jù)交換以及各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)提取及交叉使用，涵蓋了一個信息系統(tǒng)需要具備的各種特征。

2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)系統(tǒng)：用來實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計及數(shù)字統(tǒng)計并以分析為功能，使各種數(shù)據(jù)能為領(lǐng)導決策提供重要依據(jù)。

3.設(shè)備檔案管理系統(tǒng)又分為兩大部分：一部分為全院設(shè)備查詢HIS系統(tǒng)，全院所有設(shè)備自購買之日管理的同時，實現(xiàn)信息化管理與信息共享，促進現(xiàn)代化發(fā)展和規(guī)范化管理；另一部分為放射衛(wèi)生檔案管理系統(tǒng)。放射衛(wèi)生設(shè)備及工作人T所有信息及管理同時納入數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一管理，建立放射衛(wèi)生設(shè)備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。

4.放射衛(wèi)生檔案資料的收集入庫：以市南院區(qū)為中心點，支持市北院區(qū)、嶗山院區(qū)、黃島院區(qū)三個分院區(qū)科室多種途徑的上傳檔案，內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)均可。

5.文件和數(shù)據(jù)之間建立關(guān)聯(lián)：文檔的集中存儲與共享、權(quán)限控制、并發(fā)修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。

6.放射衛(wèi)生檔案資源共享：具有網(wǎng)絡(luò)硬盤功能，可以建立網(wǎng)絡(luò)硬盤并設(shè)置權(quán)限，需要精細化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數(shù)據(jù)要掛鉤在組織內(nèi)共享文件。與傳統(tǒng)的開辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。

在信息系統(tǒng)的使用過程中，由于硬件故障（如硬盤發(fā)生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數(shù)據(jù)）、或軟件系統(tǒng)故障（如感染病毒）等原因而導致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)損毀或丟失是一種常見的安全風險，定期進行數(shù)據(jù)備份是信息系統(tǒng)管理的一項重要內(nèi)容。

（二）數(shù)據(jù)的備份與恢復

1.自動備份：Excel服務(wù)器提供了定期自動備份數(shù)據(jù)的功能，我們設(shè)定好備份的周期、備份時間和備份目錄，系統(tǒng)就會自動完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺，初次登錄的口令為空。（2）在左側(cè)樹型中展開“自動任務(wù)”，選中其下的“自動備份”，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數(shù)據(jù)庫自動備份計劃”窗口。（4）選擇要備份的應(yīng)用系統(tǒng)。（5）選擇備份路徑，點擊【設(shè)置】按鈕，彈出“任務(wù)發(fā)生頻率”窗口。設(shè)置備份頻率。（6）點擊【確定】，返回“數(shù)據(jù)庫自動備份計劃”窗口。（7）點擊【確定】，用上述方法設(shè)置了自動備份計劃后，系統(tǒng)會自動按設(shè)定好的周期和時間在備份路徑下產(chǎn)生備份。

2.手工備份：除了設(shè)定自動備份計劃外，還可以隨時做手工備份，操作方法如下：（1）在服務(wù)端計算機上，以SysAdmin帳戶登錄到系統(tǒng)管理臺。（2）在左側(cè)樹形選中節(jié)點“Excel服務(wù)器―應(yīng)用系統(tǒng)”，在右側(cè)列表中選中要備份的應(yīng)用系統(tǒng)，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單【備份應(yīng)用】，彈出“備份應(yīng)用系統(tǒng)”窗口。（3）點擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開始備份。點擊【確定】。（5）備份完成后，通過查看“我的電腦”，您會發(fā)現(xiàn)在您指定的目錄下產(chǎn)生一個新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當前的年月日時分秒 >_< 應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名 >.bak，例如，假設(shè)當前的日期時間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應(yīng)用系統(tǒng)名稱為：ABC，那么產(chǎn)生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 數(shù)據(jù)恢復：把備份數(shù)據(jù)恢復到Excel服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中的方法是：（1）在服務(wù)端計算機上用SysAdmin登錄到系統(tǒng)管理臺。在左側(cè)樹形中選中節(jié)點“ Excel服務(wù)器―應(yīng)用系統(tǒng)”，右側(cè)選中要恢復的應(yīng)用系統(tǒng)，選擇選擇右鍵菜單【還原應(yīng)用】，彈出“恢復向?qū)А贝翱?。?）輸入系統(tǒng)管理臺登錄賬戶sysAdmin的口令，點擊【下一步】。（3）勾選【備份數(shù)據(jù)庫到以下目錄】并點擊【瀏覽】選擇備份當前數(shù)據(jù)庫的目錄，點擊【下一步】。（4）點擊【瀏覽】按鈕選擇要恢復的數(shù)據(jù)庫備份文件，點擊【下一步】。而后開始恢復應(yīng)用系統(tǒng)，點擊【確定】完成數(shù)據(jù)庫的恢復。

四、結(jié)論

以我院為例，2014 年放射人員220余人，2015年260余人，2016年發(fā)展為370余人。由于醫(yī)院發(fā)展較快，由原淼囊桓鲆皆悍⒄刮三個分院，工作任務(wù)之多，放射工作人員管難多、流動性大等特點，給放射防護檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。我們較大限度地完成系統(tǒng)登記及管理，并不斷完善放射工作人員各種指標及數(shù)據(jù)，按目錄建立檔案，分類管理，建立系統(tǒng)管理體系和長效培訓機制，做到長期保存、動態(tài)管理及時將新進行的各項培訓、查體、設(shè)備檢測等內(nèi)容存入檔案，確保其歷史延續(xù)性。及時與科室專職人員溝通，協(xié)調(diào)工作，通過日常檢查、上級督查，將歷次發(fā)現(xiàn)的問題限期整改，將整改落實情況存檔，并反饋至上級行政管理部門。這樣不斷補充、改進完善檔案的內(nèi)容，使之形成一個完整的檔案體系，對醫(yī)院發(fā)展的歷史尤其是近幾年互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

檔案管理系統(tǒng)論文:基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)混合數(shù)據(jù)庫的建構(gòu)

摘 要：檔案管理指的是對于檔案信息進行錄入、組織、控制、輸出及調(diào)控等一系列活動的結(jié)合，是為社會機關(guān)、組織等各方面的管理提供檔案信息服務(wù)的工作體系及活動程序。隨著我國社會的不斷進步，計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也在的不斷的發(fā)展，現(xiàn)如今已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到社會各行各業(yè)中，包括檔案管理中。目前檔案管理也在不斷加快其現(xiàn)代化的建設(shè)進程，研發(fā)基于互聯(lián)網(wǎng)+的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的歸檔及數(shù)字化檔案館的構(gòu)建。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；數(shù)據(jù)庫

基金項目：本文為承德市科學技術(shù)研究與發(fā)展計劃項目“京津冀一體化環(huán)境下基于‘互聯(lián)網(wǎng)+’的檔案管理數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)與服務(wù)研究”（編號：201606A133）的研究成果之一。

2014年總理在政府工作報告中提出，要加強環(huán)渤海及京津冀地區(qū)的經(jīng)濟協(xié)作，認為實現(xiàn)京津冀協(xié)同發(fā)展是一個重大的國家戰(zhàn)略，堅持優(yōu)勢互補、扎實推進及互贏互利，加速科學持續(xù)的協(xié)同發(fā)展道路?；诖?，就要求三地檔案管理工作能夠創(chuàng)新及改革，完善目前檔案管理中的軟件及硬件設(shè)備不到位、數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后、服務(wù)水平較低等一系列的問題，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，從而提品質(zhì)案管理工作效率。

1 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建理念

1、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)該以創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)的原則開展，選擇數(shù)據(jù)庫要從檔案管理的安全性、高效性、便攜性等的進行考慮。檔案管理中的數(shù)據(jù)連接能夠通過簡單動態(tài)網(wǎng)頁實現(xiàn)用戶訪問，也為后臺管理人員提供了簡便的控制腳本。檔案數(shù)據(jù)的存儲中可以創(chuàng)建多種數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)據(jù)的不同形式儲存，比如文本形式、圖像形式、視頻形式等等，這種管理方式能夠為不同的用戶提供不同的格式需求。系統(tǒng)在使用過程中還具有一定的功能性，并且還能夠有效保障數(shù)據(jù)的安全性。

2、安全功能

基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案管理系統(tǒng)總是面臨著各種各樣的安全問題，所以在創(chuàng)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的時候要尤其注意系統(tǒng)的安全問題，其主要包括數(shù)據(jù)管理及操作過程兩方面。在進行設(shè)計的時候，要進行多重保護，首先可以設(shè)置登錄密碼，用戶登錄的時候可以進行雙碼驗證，有效的防治他人通過用戶授權(quán)密碼進入到數(shù)據(jù)庫中。另外，為了避免數(shù)據(jù)庫遭到計算機病毒的破壞，或者由于操作誤差出現(xiàn)問題時，可以將數(shù)據(jù)信息提前備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。 [1]

2 基于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境分析檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)開發(fā)

本文中的檔案管理系統(tǒng)是為了實現(xiàn)京津冀一體化發(fā)展戰(zhàn)略背景的發(fā)展理念，并且能夠滿足現(xiàn)社會不斷發(fā)展的需求，實現(xiàn)京津冀三地檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化及網(wǎng)絡(luò)化，并且還能夠優(yōu)化檔案管理工作、提高服務(wù)時效性等目的，并且有效解決目前檔案管理中存在的各種問題，比如信息化水平落后、數(shù)據(jù)庫建設(shè)問題及軟件/硬件設(shè)備不到位等。檔案管理系統(tǒng)要根據(jù)實際用戶的需求定制數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，包括編目格式、打印報表等等，并且根據(jù)國家檔案的分類結(jié)合用戶的實際需求對檔案記性分類管理。

1、選擇數(shù)據(jù)庫

檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫要使用大型數(shù)據(jù)庫管理數(shù)據(jù)，因為大型數(shù)據(jù)庫能夠支持大量數(shù)據(jù)的檔案信息管理，并且具有較高的安全性及完整性，有效解決傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存在的問題，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率。

2、圖像數(shù)據(jù)及多媒體存儲

基于互聯(lián)網(wǎng)+背景下的檔案管理系統(tǒng)不僅能夠支持文字錄入，還支持多媒體數(shù)據(jù)的存儲管理，并且能夠使用掃描儀直接輸入，能夠?qū)D像數(shù)據(jù)進行壓縮并存儲，支持各種多媒體設(shè)備、不同格式電子文件信息的存儲。

3、檔案管理系統(tǒng)功能

以檔案管理流程為基礎(chǔ)，符合檔案管理流程，具有多樣的輸入方式，系統(tǒng)用戶界面清晰且直觀。用戶可以對記錄、數(shù)據(jù)文件、字段進行分層管理，并且設(shè)置權(quán)限，使系統(tǒng)中數(shù)據(jù)具有安全性。具有多樣且靈活的查詢方式，強大的數(shù)據(jù)加工能力，并且報表的輸出靈活。能夠隨時的查看數(shù)據(jù)日志，并且反應(yīng)系統(tǒng)的情況，統(tǒng)計系統(tǒng)的日、月、年訪問量，對于每位用戶的訪問及使用都具有詳細的記錄。[2]

3 選擇檔案管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

軟件體系結(jié)構(gòu)指的是描述某一個特定應(yīng)用領(lǐng)域中系統(tǒng)組織的使用模式，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，一般使用的軟件體系結(jié)構(gòu)為兩種，其一，瀏覽器/服務(wù)器模式（B/S）；其二，客戶/服務(wù)器模式（C/S）。

瀏覽器/服務(wù)器模式使用的結(jié)構(gòu)為應(yīng)用服務(wù)器、客戶機及數(shù)據(jù)庫服務(wù)器三層分布式，用戶可以通過瀏覽器解決用戶與應(yīng)用服務(wù)器之間的交互。應(yīng)用服務(wù)器的主要目的就是接受客戶機應(yīng)用程序的請求，之后將客戶機發(fā)送的請求轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)請求，然后和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進行相互交互，并且將兩者交互的結(jié)果傳遞為客戶機應(yīng)用程序。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器軟件以應(yīng)用服務(wù)器請求為命令，以此進行數(shù)據(jù)的操作，之后將操作的結(jié)果傳送到應(yīng)用服務(wù)器中。

瀏覽器/服務(wù)器模式具備客戶端零安裝的功能，有效降低了系統(tǒng)的維護機率。因為客戶機和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不是直接交互的，那么就有效減少了服務(wù)器的SQL請求，具有較強的性能。另外，此結(jié)構(gòu)還有效提高了系統(tǒng)的安全性能、執(zhí)行效率，提高了系統(tǒng)的延伸性。

客戶/服務(wù)器模式的主要特點就是基于非客戶機結(jié)構(gòu)中的兩層結(jié)構(gòu)應(yīng)用軟件?？蛻舳耸峭ㄟ^數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用程序組合而成，服務(wù)器中的軟件為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，系統(tǒng)的開發(fā)簡單快捷。

但是，兩者都是有缺點的，客戶/服務(wù)器的缺點就是用戶安裝軟件較為復雜，并且數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不能有效的滿足多個終端同時聯(lián)機的要求，其一般使用在局域網(wǎng)中； 瀏覽器/服務(wù)器模式的缺點是具有較弱的批量處理、修改、備份數(shù)據(jù)能力。

由于兩者模式的使用都具有優(yōu)點和缺點，那么就要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)的功能需求，將兩者體系結(jié)構(gòu)相互結(jié)合，使其在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮自身的優(yōu)點。[3]

4 結(jié)束語

基于互聯(lián)網(wǎng)+的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)是一項系統(tǒng)性的功能，在構(gòu)建過程中涉及到了數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等多個方面。另外，在系統(tǒng)構(gòu)建及開發(fā)的過程中，還要以檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，并且滿足相關(guān)法律規(guī)定的要求。上述檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、安全化及信息化，并且完善了傳統(tǒng)檔案管理中的不足，使檔案管理工作能夠充分的發(fā)揮自身的功能。

檔案管理系統(tǒng)論文:試析檔案管理系統(tǒng)的需求與功能開發(fā)利用

摘 要：現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展使得我國檔案管理方式隨之改變，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作提出了信息化發(fā)展的方向，方式的轉(zhuǎn)變給我國的檔案管理工作提出了新的發(fā)展要求，檔案信息化管理使得我國檔案管理效率得以提高，同時也使我國檔案管理的難度大大降低，但是傳統(tǒng)的管理技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)目前的檔案管理要求，為提升檔案管理效率，相關(guān)工作人員需要根據(jù)當前檔案管理系統(tǒng)的工作要求對檔案管理功能開發(fā)工作M行調(diào)整，使其符合我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢，推動我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng)；功能開發(fā)設(shè)計；業(yè)務(wù)需求；用戶需求；系統(tǒng)需求；問題

先進科技手段的引進使得我國的檔案事業(yè)不斷發(fā)展，為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的普及以及檔案管理工作的發(fā)展趨勢，檔案管理信息系統(tǒng)及相關(guān)軟件的種類逐漸增多，這為我國檔案信息化的發(fā)展創(chuàng)造了便利條件。但這些軟件大致大致工功能基本相同，基本都是在檔案管理模式的基礎(chǔ)上構(gòu)建的管理系統(tǒng)，但是面對檔案管理工作越來越高的要求以及隨著信息爆炸所帶來的越來越多的檔案信息量，現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)中存在的問題逐漸暴露出來。因此，為解決目前我國檔案管理工作中的問題，對檔案管理系統(tǒng)的需求進行分析，重視檔案管理系統(tǒng)的功能開發(fā)設(shè)計工作已經(jīng)成為一項必然需求。

1 檔案管理系統(tǒng)的需求分析

1.1 業(yè)務(wù)需求

隨著電子信息技術(shù)的普及，各行業(yè)的工作運轉(zhuǎn)都已經(jīng)投入到信息化管理階段，目前大部分行業(yè)領(lǐng)域的日常工作都會借助現(xiàn)代化辦公設(shè)備來完成，這就使得在工作過程中會生成很多電子信息檔案或電子文件。但是數(shù)量越來越多的電子信息為其管理工作帶來了極大的壓力，一般情況下，面對大量的電子文件或檔案，各單位都會采取集中管理的方式來保障信息安全，以促進信息管理規(guī)范，實現(xiàn)對電子文檔的長久儲存，這樣能夠為各行業(yè)中的通過效率及工作質(zhì)量的提高提供便利，更有利于電子信息的價值得到充分挖掘。

1.2 用戶需求

通常情況下，檔案管理系統(tǒng)中的用戶主要分為大類，一類是普通用戶，另一類是管理人員，還有一類是管理系統(tǒng)的維護工作者，而每一類用戶對檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用需求也有所差別。對于普通用戶來說，檔案管理系統(tǒng)對他們的價值就是檔案信息的查找、閱讀以及應(yīng)用。而對于檔案管理系統(tǒng)中的管理工作者來講，檔案管理系統(tǒng)對他們的作用是可以通過該系統(tǒng)對檔案信息文件進行搜集、輸入、檢驗、整理和保管，但對檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)維護人員而言，該系統(tǒng)于他們的意義是規(guī)范檔案管理的程序、制定檔案管理及利用的相關(guān)規(guī)范以及對檔案信息和用戶系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護等。

1.3 系統(tǒng)需求

檔案管理系統(tǒng)管理的目標是通過成熟而先進的硬件技術(shù)軟件技術(shù)，開發(fā)設(shè)計出一個安全、穩(wěn)定、友好、簡單的系統(tǒng)，能高效的處理用戶請求，自動按照檔案管理規(guī)則實現(xiàn)檔案分類處理。為清楚掌握系統(tǒng)需求，要從功能需求、需求需求及非功能性需求三方面分析。從功能需求角度看，要求系統(tǒng)具有采集管理、數(shù)據(jù)操作、查詢利用、增值服務(wù)等功能；從數(shù)據(jù)需求角度看，要求相關(guān)數(shù)據(jù)信息的錄入、處理具有性、高效性，保持數(shù)據(jù)的一致性與完整性，以及共享等功能；從非功能性需求角度看，要求保障檔案的原始性、完整性，傳輸安全性，以及身份認證、加密處理、防篡改等功能。

2 目前檔案管理系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計中存在的問題

當前我國的檔案管理系統(tǒng)開發(fā)及利用中還存在不少問題，這些問題不僅減慢了檔案系統(tǒng)的運行效率，還阻礙了我國檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。當前我國檔案管理系統(tǒng)運行工作中最主要的問題就是相關(guān)工作人員對業(yè)務(wù)的認識不充分，這嚴重制約了我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展。另外，對檔案管理系統(tǒng)的需求了解程度不夠，使得相關(guān)工作人員對行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展需求理解不完善，對系統(tǒng)需求的了解是系統(tǒng)功能開發(fā)和設(shè)計效果具有決定性作用。我國目前的檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息完整性難以得到保障，加之我國當前的管理跟蹤系統(tǒng)并不是十分完善，不能及時發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的問題，隨意檔案系統(tǒng)的改進效果難以得到大幅度的提升。

3 檔案管理系統(tǒng)功能開發(fā)設(shè)計及利用

3.1 系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計

在這里，采用低耦合度和高內(nèi)聚度的標準進行檔案系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計。按照功能性分析，分為輸入部分、輸出部分和管理部分。輸入部分設(shè)置檔案數(shù)據(jù)掃描入庫、格式轉(zhuǎn)化、錄入及分類整編等功能；輸出部分設(shè)置在庫檔案數(shù)量統(tǒng)計、借出檔案數(shù)量及類別統(tǒng)計、超期檔案自動催還、用戶查詢檔案等功能；管理部分設(shè)置檔案審核、歸檔、檔案備份、刪除等功能。

3.2 功能開發(fā)設(shè)計與利用

3.2.1 檔案的歸檔與接收。文件的收集、整理、鑒定是檔案形成的基礎(chǔ)，也是檢驗檔案真實性的關(guān)鍵。對于電子文件，收集、整理、鑒定是一個交叉操作的過程。由于電子檔案形成以后，依然可以進行編輯和修改，所以進行電子文件歸檔時要附屬清楚每一份電子文件的靜態(tài)及動態(tài)數(shù)據(jù)信息，以加強電子檔案原始性認定。

3.2.2 檔案的存儲與備份。檔案的存儲與備份，是檔案管理系統(tǒng)運行的安全保障，所以要求建立一個電子文件的有效備份、恢復的系統(tǒng)，這就要依靠計算機的軟硬件產(chǎn)品。基本上應(yīng)采用通用的存儲格式，并設(shè)置格式轉(zhuǎn)換功能。此外，還應(yīng)采用多樣的存儲方式，如目錄存儲、光盤存儲等，具體采用哪一種則要根據(jù)實際需求來定。

3.2.3 檔案的檢索與利用。檔案的檢索和利用是檔案管理的最主要性能，整個檔案管理系統(tǒng)的運行都是為這一目標服務(wù)。所以提品質(zhì)案管理系統(tǒng)的檢索服務(wù)能力非常關(guān)鍵，為能夠給用戶提供更好的查詢服務(wù)，增強用戶對信息進行查找和利用的靈活性，在對這一功能進行開發(fā)時可以使用組合查詢的心事，并對檔案信息的可查范圍及下載權(quán)限進行拓展。

3.2.4 檔案的維護性管理。進行維護性管理目的在于保障電子檔案的完整性與安全性，能實現(xiàn)長期、有效的存儲與利用。對電子檔案的維護性管理由用戶來實施，根據(jù)用戶需求設(shè)置具有不同功能的維護性管理功能。主要管理內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫管理、電子檔案保管期限堅定及銷毀、電力檔案加密與解密、電力檔案數(shù)據(jù)輸出等。

3.3 數(shù)據(jù)安全管理

檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的信息數(shù)據(jù)是非常龐大的，為保障相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，除了依靠計算機及網(wǎng)絡(luò)提供的安全管理機制之外，還應(yīng)設(shè)立一套完整的數(shù)據(jù)訪問系統(tǒng)，避免機密檔案泄露。例如，建立授權(quán)管理機制、檔案檔案密級管理和審批級別設(shè)置，從而保障檔案信息安全。

結(jié)束語

總而言之，對檔案管理系統(tǒng)的工作需求進行了解，并采取有效措施及方法做好檔案功能開發(fā)與檔案利用工作有利于我國檔案管理體系的完善、增強檔案管理信息系統(tǒng)的安全性，推動我國檔案事業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。另外，重視檔案管理系統(tǒng)功能的開發(fā)工作能夠有效提高我國檔案管理提供的工作效率，滿足我國各行業(yè)、各領(lǐng)域的檔案管理要求，確保為大眾提供更好的檔案管理服務(wù)。相關(guān)工作人員應(yīng)該緊跟時展的步伐，隨時對檔案管理的工作方式以及技術(shù)手段進行調(diào)整，推動我國檔案事業(yè)不斷進步與發(fā)展。

檔案管理系統(tǒng)論文:民革天津市委檔案管理系統(tǒng)之收錄管理模塊

摘要: 本論文主要闡述了民革天津市委檔案管理系統(tǒng)之收錄管理模塊的開發(fā)背景、選題意義、國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀、可行性分析、需求分析、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施以及系統(tǒng)測試。系統(tǒng)使用Visual FoxPro作為開發(fā)語言。文中對本系統(tǒng)進行了完整的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程分析,對功能模塊以及數(shù)據(jù)字典和數(shù)據(jù)庫設(shè)計、代碼設(shè)計、輸入輸出設(shè)計等進行了詳細的說明,在系統(tǒng)實施部分簡要介紹了開發(fā)本系統(tǒng)所用到的關(guān)鍵技術(shù)和特色技術(shù),進行了系統(tǒng)測試。

關(guān)鍵詞: 檔案管理;收錄案卷;數(shù)據(jù)庫設(shè)計

1系統(tǒng)綜述

1.1 系統(tǒng)開發(fā)問題的提出

1.1.1 產(chǎn)生的背景我國各派是同中國共產(chǎn)黨長期合作的真摯朋友。他們在工作、社會活動中形成的檔案,是我們國家整個檔案的重要組成部分。建立和健全各派的機關(guān)檔案工作,對于鞏固和發(fā)展民族統(tǒng)一戰(zhàn)線,具有十分重要的意義。并且隨著形勢的發(fā)展,為派發(fā)揮參政議政、民主監(jiān)督作用開辟了更為廣闊的空間,使得參政議政的領(lǐng)域更加寬廣。伴隨而來的是檔案信息量劇增,電子文件大量出現(xiàn),傳統(tǒng)檔案管理手段已不能適應(yīng)新形勢,現(xiàn)代化管理勢在必行,檔案部門必須加強現(xiàn)代化建設(shè),才能與機關(guān)發(fā)展相適應(yīng),才能規(guī)范、、高效地管理好檔案信息資源。

1.1.2 選題意義一直以來人們使用傳統(tǒng)的方法,以人工的方式管理檔案,這種管理方式存在著許多缺點:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的麻煩。隨著科學技術(shù)的不斷提高,計算機科學日漸成熟,信息管理系統(tǒng)強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計算機為基礎(chǔ)的信息管理所取代。因此,開發(fā)這樣一套管理軟件顯得尤為重要,它具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點:檢索迅速、查找方便、性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提品質(zhì)案管理的效率,也是機關(guān)科學化、正規(guī)化管理的重要條件。

1.2 該系統(tǒng)的國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀在發(fā)達國家,檔案管理已逐步趨于完善,而且其電子檔案管理的市場化進入比較早,他們很早就意識到檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于決策者和管理者來說都至關(guān)重要,它能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。所以說在檔案管理系統(tǒng)的制作和使用上,國外要走得更遠一些。

相對國際上的電子檔案管理工作來說,國內(nèi)仍處于落后狀態(tài),存在許多不足和缺陷。具體到機關(guān)檔案管理,一方面管理水平還很低,有些還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上,電子政務(wù)的工程技術(shù)人員和相關(guān)人員比較缺乏這方面的意識,這樣的機制已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展。另一方面,雖然起步較晚,但是發(fā)展速度很快。隨著科學技術(shù)的不斷提高,計算機科學日漸成熟,檔案管理系統(tǒng)的功能已逐漸為人們所認識,它已經(jīng)開始進入越來越多的機關(guān)并發(fā)揮著越來越重要的作用。

2系統(tǒng)分析

2.1 系統(tǒng)的需求分析需求分析簡單地說就是分析用戶的要求。需求分析是設(shè)計數(shù)據(jù)庫的起點,需求分析的結(jié)果是否反映了用戶的實際要求,將直接影響到后面各個階段的設(shè)計,并影響到設(shè)計結(jié)果是否合理和實用[1]。

通過需求分析,我們得出本系統(tǒng)需要完成的主要任務(wù)有:

①信息錄入:該系統(tǒng)允許用戶錄入檔案的各種基本信息,例如:案卷分類信息、案卷信息、移交單據(jù)信息、移交人信息、接收人信息等等。②信息查詢:通過本系統(tǒng),工作人員可以檢索到相關(guān)檔案的信息。③信息更新:該系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案各種信息的修改、刪除等操作。④信息統(tǒng)計:該系統(tǒng)可以按多種條件統(tǒng)計出來檔案各類的匯總信息,以方便查詢。⑤系統(tǒng)設(shè)置:由于檔案室工作人員信息的變動或者工作情況的變動,用戶的信息是需要不斷更新和變動的,因此該系統(tǒng)允許注冊、注銷、修改用戶信息。⑥數(shù)據(jù)安全:由于檔案資源是單位、是社會的重要資源,因此保護檔案各類信息數(shù)據(jù)的安全性顯得極其重要。本系統(tǒng)可以進行數(shù)據(jù)的備份和恢復,較大限度的保護數(shù)據(jù)安全。⑦打印:該系統(tǒng)同時應(yīng)該滿足用戶對統(tǒng)計出來的信息進行打印,以紙質(zhì)情況反映相關(guān)信息。

2.2 業(yè)務(wù)流程分析業(yè)務(wù)流程分析可以幫助開發(fā)者了解該業(yè)務(wù)處理過程,發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)調(diào)查工作中的錯誤和疏漏。業(yè)務(wù)流程分析是通過業(yè)務(wù)流程圖來進行的,即用一些規(guī)定的符號及連線來表示某個具體業(yè)務(wù)的處理過程。本系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示:

2.3 數(shù)據(jù)流程分析數(shù)據(jù)流程與數(shù)據(jù)流程分析是今后建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和設(shè)計功能模塊處理過程的基礎(chǔ)。描述數(shù)據(jù)流程的工具是數(shù)據(jù)流程圖以及其附帶的數(shù)據(jù)字典、處理邏輯等圖表[2,9]。其中數(shù)據(jù)流程圖是描述系統(tǒng)邏輯模型的主要工具,它以少數(shù)幾種符號綜合地反映出信息在系統(tǒng)中的流動、存儲和傳遞。

本系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖如圖2所示:

3系統(tǒng)設(shè)計

3.1 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)分析主要是針對實際需求,對系統(tǒng)要完成的任務(wù)進行完整的剖析和理解[3,8]。本系統(tǒng)的功能模塊圖如圖3所示:

由上圖可以看出,本系統(tǒng)各個模塊,每個模塊還有自己的子模塊,子模塊與父模塊之間形成了一一對應(yīng)的關(guān)系,相互之間遵守嚴格的低關(guān)聯(lián)度和高聚合度的原則[4,7]。

3.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

3.2.1 概念結(jié)構(gòu)設(shè)計將需求分析得到的用戶需求抽象為信息結(jié)構(gòu)即概念模型的過程就是概念結(jié)構(gòu)設(shè)計[5]。它是整個數(shù)據(jù)庫設(shè)計的關(guān)鍵。通過分析,該系統(tǒng)的實體主要包括移交單位、移交人、接受人、案卷、移交單據(jù)五個實體。系統(tǒng)總體E-R圖如圖4所示:

3.2.2 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計本論文所描述的檔案管理系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)庫表主要有案卷目錄表,移交單據(jù)表,借閱單表,流通表,臨時表。下面介紹本數(shù)據(jù)庫中幾個主要表的結(jié)構(gòu)。

移交單據(jù)表的結(jié)構(gòu)如表1所示:

流通表的結(jié)構(gòu)如表2所示:

3.2.3 數(shù)據(jù)庫的物理設(shè)計物理結(jié)構(gòu)設(shè)計的目的在于確定數(shù)據(jù)庫的存儲結(jié)構(gòu),其主要任務(wù)包括,確定數(shù)據(jù)庫文件和索引文件的記錄格式和物理結(jié)構(gòu),選擇存取方式,決定訪問路徑和外存儲器的分配策略等。這些工作部分由數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)完成。因此物理設(shè)計主要內(nèi)容就是確定關(guān)系模式的字段類型和長度,以及建立索引[6]。

3.3 代碼設(shè)計流水號:該編號共8位,1-4位表示標識,5-6位表示一級類目,7-8位表示二級類目。

4輸入輸出設(shè)計

4.1 輸入設(shè)計輸入設(shè)計是整個系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一,對系統(tǒng)的質(zhì)量起著決定性的影響。輸入數(shù)據(jù)是整個系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一,對系統(tǒng)的質(zhì)量起著決定性的影響。輸入數(shù)據(jù)的正確性直接決定處理結(jié)果的正確性。輸入設(shè)計包括數(shù)據(jù)規(guī)范和數(shù)據(jù)準備的過程。在輸入設(shè)計中,提高速度和減少錯誤是兩個根本原則。

4.2 輸出設(shè)計輸出設(shè)計的目的是使系統(tǒng)能輸出滿足用戶需求的有用信息。本系統(tǒng)可以對檔案信息進行多種條件的查詢,多方位滿足用戶需求,本系統(tǒng)還可以對檔案信息進行統(tǒng)計,如按類目統(tǒng)計、按保管期限統(tǒng)計、按年度統(tǒng)計等。

5系統(tǒng)實施

本系統(tǒng)開發(fā)工具采用Visual FoxPro 6.0中文版和數(shù)據(jù)庫相關(guān)理論、技術(shù)和使用方法。

6結(jié)論

在此次畢業(yè)論文中,我對民革天津市委檔案管理系統(tǒng)的收錄管理模塊進行了設(shè)計和開發(fā),從選定課題到熟悉編程語言,實際上機操作,撰寫論文歷時將近半年,經(jīng)過實際運行,該系統(tǒng)已實現(xiàn)預期的基本功能。雖然已經(jīng)實現(xiàn)了預期的各項功能,能夠滿足民革天津市委檔案室的使用,但是它仍舊存在一些需要完善之處。隨著用戶需求的不斷變化,還需要對系統(tǒng)進行進一步調(diào)整。

檔案管理系統(tǒng)論文:淺議文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

摘要：在當今這個信息化時代，越來越多的工作都借力于信息化，使得工作的復雜度減低、工作人員的勞動強度降低。文書檔案管理工作也是一項繁雜的工作，也需要運用信息技術(shù)來提高工作效率。本文結(jié)合了文書檔案管理的實際工作和計算機技術(shù)，簡要介紹了文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計方案及實現(xiàn)方法。這只是一個簡要介紹，具體實現(xiàn)還要結(jié)合大量的計算機相關(guān)技術(shù)，還需要文書檔案管理人員配合做好需求分析，才能開發(fā)出一個功能完善、健壯性好的系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：文書檔案，管理系統(tǒng)，系統(tǒng)開發(fā)，Java，數(shù)據(jù)庫

一、前言

為了加強企事業(yè)單位檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學，使用簡便，有效服務(wù)，就必須使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更加有效地保護和利用文書檔案，為社會服務(wù)。在此目的下，文書檔案管理系統(tǒng)孕育而生。文書檔案管理系統(tǒng)是要根據(jù)國家檔案局近期頒布的檔案工作標準而開發(fā)的通用文書檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)從基層檔案工作特點和檔案室工作實際出發(fā)，通過規(guī)范化管理，解決檔案室文書歸檔立卷費時費力問題，為檔案管理的規(guī)范化和正規(guī)化打好基礎(chǔ)[1]。

二、研究背景

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化在各級各類國家機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位中的普及，電子數(shù)據(jù)交換，電子商務(wù)在國內(nèi)、國際貿(mào)易中的應(yīng)用，是電子工作環(huán)境日益普遍。作為這些活動的重要記錄――電子文書檔案，這一重要資源，需要利用信息技術(shù)得到的收集、科學的管理和高效的利用。檔案信息資源作為一種重要資源，在經(jīng)濟和社會的發(fā)展過程中其地位和作用顯得日益突出，如何針對檔案信息化工作中遇到的一些問題，更好地發(fā)揮電子文書檔案這一重要資源不可替代的作用，企事業(yè)單位發(fā)展提供更好的服務(wù)，是文書檔案管理系統(tǒng)的根本出發(fā)點。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其及時層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。

就目前的現(xiàn)狀而言，企事業(yè)單位在進行文件管理的過程中，經(jīng)常會碰到一下問題：海量文件存儲，管理困難，查找緩慢，效率低下，文件版本管理混亂等問題。這時，我們就需要一個文書檔案管理系統(tǒng)，分門別類的對各種文檔進行管理，方便使用者使用。

三、文書檔案管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)及開發(fā)方法

（1）技術(shù)角度

從技術(shù)角度來看，文書檔案管理系統(tǒng)的基本功能包括文檔的輸入、處理和輸出等功能，期中文檔的處理又包括文檔的存儲、文檔的刪除、文檔的修改、文檔的檢索等。結(jié)構(gòu)如下圖：

（2）用戶角度

從使用文檔管理系統(tǒng)用戶的角度來看，此系統(tǒng)應(yīng)該支持整個組織在不同層次上的要求。此系統(tǒng)用戶類別暫時只分為兩大類，普通用戶和管理員用戶。

（3）從開發(fā)角度看文書檔案管理系統(tǒng)

系統(tǒng)開發(fā)一般方法是指系統(tǒng)的開發(fā)策略，即系統(tǒng)開發(fā)按照一個怎樣的過程來進行。系統(tǒng)開發(fā)的過程也稱為系統(tǒng)開發(fā)生命周期。目前信息系統(tǒng)開發(fā)周期主要有：傳統(tǒng)方法、原型法、快速應(yīng)用開發(fā)法[2]。

a)傳統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)生命周期

傳統(tǒng)系統(tǒng)開發(fā)的步驟大都包括五個階段：調(diào)查、分析、設(shè)計、實施、維護和評價。系統(tǒng)調(diào)查階段的任務(wù)是根據(jù)業(yè)務(wù)目標確定和考慮潛在的問題和機會；系統(tǒng)分析階段的任務(wù)是對現(xiàn)有系統(tǒng)和工作流程進行研究，確定它的優(yōu)勢、弱勢以及改進機會；系統(tǒng)設(shè)計階段的任務(wù)是描述怎樣實現(xiàn)一個新系統(tǒng)，或者說明怎樣修改現(xiàn)有系統(tǒng)；系統(tǒng)實施階段的任務(wù)是創(chuàng)建（或獲?。└鱾€系統(tǒng)組成部分，進行裝配，并投入運行；系統(tǒng)維護和評價階段的任務(wù)是維護及修改系統(tǒng)，是它可以繼續(xù)滿足不斷變化的業(yè)務(wù)需求[3]。

傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)開發(fā)生命周期方法給信息系統(tǒng)的開發(fā)提供了一種合適的開發(fā)模型。但是傳統(tǒng)信息系統(tǒng)開發(fā)生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系統(tǒng)開發(fā)缺少交互性，即項目開發(fā)人員與用戶之間缺少有效的溝通，這一點是這種方法的致命缺陷。它的優(yōu)點是產(chǎn)生大量的系統(tǒng)文檔，正式文檔能保障西戎需求源自記錄的業(yè)務(wù)需求，產(chǎn)生許多中間產(chǎn)品，通過對它們的檢查可以了解它們是否達到用戶需求并符合標準。

b)原型法

原型法是一種反復、交互式的系統(tǒng)開發(fā)方法。原型法按照對原型結(jié)果的處理方式分為實驗原型和演進原型法。實驗原型發(fā)只要把原型當成試驗工具，試了以后就拋棄，根據(jù)試驗的結(jié)論做出新的系統(tǒng)。演進原型法則把好的結(jié)果保留，成為最終系統(tǒng)的一部分。這種原型法的優(yōu)點是用戶可以試用系統(tǒng)，并在系統(tǒng)開發(fā)周期內(nèi)提供一些建設(shè)性的反饋意見；可以較早地發(fā)現(xiàn)錯誤和漏洞。缺點為每次重復都是在上一次重復的基礎(chǔ)上作進一步改進，如果最初方案不恰當，改變方案重新開始就很困難；系統(tǒng)文檔經(jīng)?？杖被虿煌暾?。

c)快速應(yīng)用開發(fā)

快速應(yīng)用開發(fā)是一種通過運用已有的工具、技術(shù)及方法學來加快應(yīng)用開發(fā)的技術(shù)。他是對合作應(yīng)用開發(fā)中的數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)需求分析過程的延伸使用。快速應(yīng)用開發(fā)多半會和原型法相結(jié)合。其優(yōu)點為對適用的項目來說，該方法可比其它方法更快地生成一個應(yīng)用；文檔作為完成項目各任務(wù)的副產(chǎn)品而產(chǎn)生；促進了團隊合作，并與用戶和風險承擔者有更多的交流。缺點為這種高強度的系統(tǒng)開發(fā)生命周期法會使系統(tǒng)人員和其他項目參與者疲乏不堪；要求系統(tǒng)分析員與用戶精通快速應(yīng)用開發(fā)系統(tǒng)開發(fā)工具及合作應(yīng)用開發(fā)技術(shù)；與其他方法相比，快速應(yīng)用開發(fā)會占風險承擔者和用戶更多的時間。

綜合以上分析，在本項目開發(fā)過程中應(yīng)結(jié)合原型法和快速開發(fā)的優(yōu)點，采用原型法的交互模式和快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)的開發(fā)方法。

四、文書檔案管理系統(tǒng)的要解決的問題

要開發(fā)的文書檔案管理系統(tǒng)是針對多種格式的文書檔案的管理，所以需要方便用戶瀏覽查看、上傳下載等。首先用戶需注冊，然后登陸系統(tǒng)進行文檔的搜索查看，上傳下載等功能，管理員用戶可以使用刪除功能。從而方便用戶對大量數(shù)據(jù)的查閱。下面介紹一下本系統(tǒng)要解決的主要問題：

1.用戶注冊

用戶使用本系統(tǒng)需注冊，非注冊用戶將不能進入本系統(tǒng)中。

2.用戶登錄

已注冊的用戶登錄系統(tǒng)，使用本系統(tǒng)。用戶分為普通用戶和管理員。

3.查詢

搜索關(guān)鍵字，查詢系統(tǒng)中的文檔。

4.上傳

所有用戶均可以上傳自己的文書文檔到系統(tǒng)中。

5.下載

所有用戶均可以下載系統(tǒng)中的文書文檔到本地進行查看。

6.刪除

只有管理員用戶可以刪除文書文檔。

五、文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計方案

1.系統(tǒng)開發(fā)平臺及運行環(huán)境

系統(tǒng)可使用MyEclipse 7.0 開發(fā)平臺，利用Tomcat服務(wù)器實現(xiàn)Web模式運行，使用的數(shù)據(jù)庫是MySql，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲。

2.研究方法及方案

使用MySql作為后臺存儲的數(shù)據(jù)庫，選擇Java、JSP、JavaScript、Html作為應(yīng)用開發(fā)工具，運用Tomcat服務(wù)器技術(shù)。實現(xiàn)用戶管理，文件管理，文檔瀏覽等功能。本系統(tǒng)包含以下三大模塊：用戶管理模塊，文檔管理模塊，文檔瀏覽模塊。各個模塊又分為不同細小功能。

下圖為設(shè)計出的系統(tǒng)的具體功能模塊圖：

六、總結(jié)

文書檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)是隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展而逐步從概念走向應(yīng)用的。知識經(jīng)濟時代的今天，對文書檔案管理工作提出了更新更高的要求，必須完成由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，同時在管理實踐中應(yīng)用，使文書檔案管理工作趕上時代的步伐，適應(yīng)文書檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化的時代需求，為社會提供更好更有效的服務(wù)，使文書檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟及社會利益。 以上也只是對文書檔案管理系統(tǒng)的初步設(shè)計，還可以根據(jù)實際工作需要在以上功能的基礎(chǔ)上擴展其他功能，使得此系統(tǒng)的功能更完善，更加方便檔案工作者使用。

檔案管理系統(tǒng)論文:醫(yī)德醫(yī)風檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

【摘要】醫(yī)護人員是人民健康的衛(wèi)士，是貫徹落實黨和政府衛(wèi)生方針政策的主力軍。醫(yī)德醫(yī)風建設(shè)問題，是社會議論的熱點、人們關(guān)注的焦點，也是糾正行業(yè)不正之風的難點和醫(yī)院工作的重點。因此，把醫(yī)德醫(yī)風建設(shè)擺上重要位置，提高認識，認真對待，不斷提高醫(yī)護人員的思想覺悟、道德水平和作風行為，樹立新時期醫(yī)療服務(wù)行業(yè)的形象，是醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量、改善服務(wù)態(tài)度的前提，是衛(wèi)生事業(yè)健康和諧發(fā)展的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)德醫(yī)風 醫(yī)護人員

近年來，在探索并建立員工醫(yī)德醫(yī)風檔案管理軟件系統(tǒng)，取得了一定的成效，成為推進醫(yī)德醫(yī)風教育和糾正行業(yè)不正之風工作制度化、規(guī)范化建設(shè)的有形載體，調(diào)動了醫(yī)務(wù)人員職業(yè)道德修養(yǎng)的自覺性，豐富了員工績效考核的內(nèi)涵，提供了崗位聘用晉升獎懲的綜合依據(jù)，在員工思想政治教育和醫(yī)院精神文明建設(shè)中發(fā)揮了積極作用。

建立醫(yī)德檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)深化社會主義榮辱觀教育的有效抓手，是推進醫(yī)德醫(yī)風教育和糾正行業(yè)不正之風工作制度化、規(guī)范化建設(shè)的有形載體，是提高醫(yī)務(wù)人員職業(yè)道德素質(zhì)、加強單位內(nèi)部管理的重要條件，是醫(yī)務(wù)人員績效考核、崗位聘用和獎懲的重要依據(jù)。

醫(yī)院是一個開放的服務(wù)平臺，向社會提供的醫(yī)療服務(wù)最終關(guān)注的社會評價。為了深化榮辱觀教育，促進醫(yī)務(wù)人員職業(yè)素質(zhì)提高，樹立良好的社會形象，建立了“網(wǎng)絡(luò)版醫(yī)德醫(yī)風檔案系統(tǒng)”。 通過研發(fā)網(wǎng)絡(luò)版醫(yī)德醫(yī)風軟件，有效促進了檔案管理水平的提升。

一、醫(yī)德醫(yī)風檔案建設(shè)內(nèi)容

（一）基本做法

建立醫(yī)德檔案是衛(wèi)生系統(tǒng)深化社會主義榮辱觀教育的有效抓手，是推進醫(yī)德醫(yī)風教育和糾正行業(yè)不正之風工作制度化、規(guī)范化建設(shè)的有形載體，是提高醫(yī)務(wù)人員職業(yè)道德素質(zhì)、加強單位內(nèi)部管理的重要條件。醫(yī)院借助信息化平臺，自行研發(fā)數(shù)字化醫(yī)德醫(yī)風管理軟件，對全院各科室的醫(yī)療服務(wù)和運行品質(zhì)進行綜合排序、評估考評。

為了進一步推進醫(yī)德醫(yī)風檔案管理工作，醫(yī)院在總結(jié)以前醫(yī)德醫(yī)風管理工作的基礎(chǔ)上，發(fā)文《進一步健全醫(yī)院醫(yī)德檔案制度》，實行院、黨支部、科室等分級管理并納入文明達標考核。院部將進一步細化管理，按年度對職工醫(yī)德情況進行評定，同時納入人事部門對職工的年度考核，崗位聘用、職稱晉升等。

醫(yī)德檔案制度是職業(yè)道德建設(shè)制度化、規(guī)范化的一項重要內(nèi)容，是提高醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德醫(yī)風水平的有效措施，也是醫(yī)務(wù)人員醫(yī)德表現(xiàn)的客觀記錄。該文件要求，各支部、各科室要從深化社會主義榮辱觀教育、加強精神文明建設(shè)、行風建設(shè)和建設(shè)“四有”職工隊伍的高度，充分認識建立醫(yī)德檔案的重要性和必要性，落實責任制，推進醫(yī)德檔案管理的各項工作。

（二）檔案內(nèi)容

醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)版醫(yī)德檔案記錄涵蓋“接受職業(yè)道德規(guī)范和醫(yī)學倫理知識培訓情況”、“文明規(guī)范服務(wù)情況”、”各級獎勵榮譽及先進事跡和病人表揚”、收受或拒收“紅包”和商業(yè)賄賂情況、“參與社會志愿服務(wù)和公益事業(yè)情況”等八大內(nèi)容，以“陽光、透明、便捷”的管理理念搭建起了醫(yī)德醫(yī)風檔案的管理平臺。

科室層面。建立科室醫(yī)德醫(yī)風檔案管理，定期考核。建立工休座談會、主任接待日等科室滿意度機制，征詢意見、發(fā)現(xiàn)問題、改進完善。支部層面。建立支部監(jiān)督考核機制，作為科室和個人年度考核和評優(yōu)的重要依據(jù)，支部書記考核。院部層面。文明委匯總各方面結(jié)果，認定醫(yī)德醫(yī)風檔案記錄，作為院精神文明考核依據(jù)，評定結(jié)果在全院公布。

（三）檔案管理

推出個人、科室、院部的三級醫(yī)德醫(yī)風檔案管理體系。網(wǎng)絡(luò)版醫(yī)德醫(yī)風檔案采取“五三”模式，具體為五個層面：即個人、科室、支部、職能部門、文明委；三級審核：即科室、支部、文明委。個人經(jīng)過申請注冊，記錄的內(nèi)容將在網(wǎng)絡(luò)上接受逐級審核并進入醫(yī)德醫(yī)風檔案庫，經(jīng)文明委確認，最終進入人事檔案作為考核依據(jù)。

分級管理流程：個人醫(yī)德檔案注冊填報；科室客觀填報和評估；支部客觀填報和審核；職能部門的聯(lián)盟考核；文明委最終審核確認。

二、醫(yī)德醫(yī)風檔案系統(tǒng)設(shè)計

（1）管理模型：

（2）功能模塊圖：

檔案管理系統(tǒng)論文:基于Web的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

檔案作為企事業(yè)單位在辦公活動及社會活動中形成的文件，是辦公活動及社會活動中真實的記錄。傳統(tǒng)的半手工式檔案管理模式不但時效性低，而且滯后拖沓，已不能滿足現(xiàn)代辦公需求。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，檔案管理工作更應(yīng)該向著數(shù)字化的方向發(fā)展。檔案管理的信息化建設(shè)體系，堅持以電子檔案資源管理為核心，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，以檔案資源的充分開發(fā)利用為目標，推進檔案管理工作的數(shù)字化、標準化以及網(wǎng)絡(luò)化。

基于Web的檔案管理系統(tǒng)，使用Struts2應(yīng)用框架將整體結(jié)構(gòu)分為數(shù)據(jù)層、邏輯層和應(yīng)用層3個層次。應(yīng)用層主要使用JSP技術(shù)動態(tài)顯示數(shù)據(jù)；邏輯層使用攔截器、過濾器等完成對業(yè)務(wù)邏輯以及操作流程的管理與控制；數(shù)據(jù)層使用MySQL作為后臺數(shù)據(jù)庫。該檔案管理系統(tǒng)的初步應(yīng)用，不但解決了以往紙質(zhì)檔案管理工作中呈現(xiàn)的突出問題，更提高了電子檔案資源的利用率，發(fā)揮了檔案管理信息化建設(shè)的積極作用。

系統(tǒng)設(shè)計原則

建立以電子檔案為核心的檔案管理系統(tǒng)，把檔案資源的充分開發(fā)利用作為目標，切實推進檔案管理工作的數(shù)字化、標準化、網(wǎng)絡(luò)化。為檔案管理部門、人事部門、政管部門等提供及時、、的數(shù)據(jù)支持，同時還可作為領(lǐng)導層進行決策管理的依據(jù)。因此，在開發(fā)該系統(tǒng)的主要業(yè)務(wù)模塊時應(yīng)遵循以下原則。

實用性：密切結(jié)合檔案管理工作的實際需求，優(yōu)化系統(tǒng)在收集、整理、分類、保存、利用檔案的處理流程，提{檔案信息檢索、查詢的速度。對于流轉(zhuǎn)過程繁瑣的環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格限定流轉(zhuǎn)時間，有效利用資源。

先進性：在保障實用性的前提下，系統(tǒng)應(yīng)用開發(fā)中的主流技術(shù)，保障其先進性。通過系統(tǒng)維護、升級，可以滿足在檔案管理信息化建設(shè)中逐步擴展的業(yè)務(wù)需求。

共享性：檔案數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能實現(xiàn)共享，減少手工式的重復輸入操作，對于已核實完畢，錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，可進行多次分析處理，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享的優(yōu)勢。

性：系統(tǒng)應(yīng)保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸或者數(shù)據(jù)庫讀取過程中的安全。系統(tǒng)支持多級權(quán)限管理，并具有日志跟蹤的設(shè)計。

靈活性：系統(tǒng)框架應(yīng)具備一定的靈活性與可擴展性，以方便后期與音頻檔案、照片檔案等數(shù)字化系統(tǒng)的集成。

友好性：系統(tǒng)的用戶界面應(yīng)該簡單友好，操作流程具有良好的可學習性與可操作性，使具備一定電腦水平的管理人員，通過培訓就能掌握該系統(tǒng)的使用要領(lǐng)，能夠流程的操作系統(tǒng)的功能。

平臺架構(gòu)與技術(shù)思路

3.1 平臺架構(gòu)

系統(tǒng)基于Web技術(shù)方式，采用瀏覽器方式使得易用性更強，客戶端不需安裝專用軟件，因此，系統(tǒng)的管理維護十分簡單。

3.2 技術(shù)思路

電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計思路定位于為各級各類檔案管理機構(gòu)定制網(wǎng)絡(luò)辦公及管理軟件， 基于SQL Server的數(shù)據(jù)庫開發(fā)技術(shù)，采用目前流行而實用的瀏覽器/服務(wù)器（Browser/Server）模式，方便了電子文件的歸檔和電子檔案的查閱，也使得遠程檔案查詢不受地域限制。

B/S 模式的數(shù)據(jù)庫體系是利用Web服務(wù)器和Active Server Pages（ASP，動態(tài)服務(wù)器網(wǎng)頁）作為數(shù)據(jù)庫操作的中間層，將客戶機/服務(wù)器模式的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與Web技術(shù)密切結(jié)合， 從而形成具有三層Web結(jié)構(gòu)的瀏覽器/服務(wù)器模式的數(shù)據(jù)庫體系，其先進的操作方式顯而易見。

3.3 特點表現(xiàn)

軟件要集成查詢系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、文檔瀏覽、新聞、搜索引擎和論壇等多種有實際價值的功能模塊。

基于工作流的設(shè)計思路，會使得電子文件歸檔的流程步驟非常簡單實用，檔案管理系統(tǒng)能夠靈活定制各類權(quán)限。

兼容多種文件（包括多媒體文件）格式。例如，兼容的文本文件格式主要有txt、doc、pdf、rtf；兼容的圖片文件格式主要有jpg、bmp、jpeg、tif、gif；兼容的視頻文件格式主要有mpeg、mpg、avi、rm；兼容的音頻文件格式主要有mp3、wav等等。

系統(tǒng)應(yīng)用結(jié)構(gòu)

該系統(tǒng)基于B/S架構(gòu)，使用Struts2應(yīng)用框架將整體結(jié)構(gòu)分為數(shù)據(jù)層、邏輯層和應(yīng)用層3個層次。應(yīng)用層主要使用JSP技術(shù)動態(tài)顯示數(shù)據(jù)；邏輯層使用欄截器、過濾器等完成對業(yè)務(wù)邏輯以及操作流程的管理與控制；數(shù)據(jù)層使用MySQL作為后臺數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)在MyEclipse平臺上進行開發(fā)，使用Java語言實現(xiàn)文件管理、檔案信息、查詢統(tǒng)計和系統(tǒng)管理4個主要業(yè)務(wù)模塊的功能，并部署在Tomcat應(yīng)用服務(wù)器上。3層結(jié)構(gòu)的設(shè)計可有效提高系統(tǒng)功能模塊的獨立性與可擴展性，有利于系統(tǒng)整體性能的提升。

系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

該檔案管理系統(tǒng)的核心Web應(yīng)用服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器統(tǒng)一位于服務(wù)器區(qū)內(nèi)。單位局域網(wǎng)用戶通過應(yīng)用交換機和核心交換機可以直接訪問該系統(tǒng)，而所有的外網(wǎng)訪問（Internet訪問）都必須經(jīng)過防火墻的過濾攔截，從而保障系統(tǒng)外網(wǎng)訪問的安全性。系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)如圖1所示。

系統(tǒng)主要功能模塊設(shè)計

以下主要對該檔案管理系統(tǒng)中主要功能模塊中的核心業(yè)務(wù)流程的設(shè)計進行詳細的說明與分析。

6.1 文件管理模塊

文件管理主要包括收文管理、發(fā)文管理、文件借閱、文件利用和文件歸檔。其中系統(tǒng)管理員可使用收文管理、發(fā)文管理、文件借閱功能；檔案管理員可使用文件借閱、文件利用、文件歸檔功能；普通借閱用戶可使用文件借閱功能。文件審核流程如表1所示。

6.2 檔案管理模塊

檔案管理主要包括檔案分類、檔案鑒定、檔案保管和檔案利用，其中系統(tǒng)管理員可以使用檔案鑒定、檔案保管的全部功能，檔案分類和檔案利用中的部分功能；檔案管理員可以使用全部功能。檔案分類流程如表2所示。

6.3 用戶管理模塊

檔案部門的管理者可以根據(jù)本單位的實際需要為不同用戶設(shè)定工作權(quán)限。這種方案十分貼近檔案館的實際需求。高級用戶可分為系統(tǒng)管理員和數(shù)據(jù)管理員， 普通用戶注冊后才可以使用。

同時，主要功能模塊的定義是與用戶權(quán)限緊密結(jié)合的， 不同權(quán)限的用戶登錄系統(tǒng)后， 將使用不同的模塊， 每級用戶各有其不同的權(quán)限。圖2給出了總體功能模塊劃分。

總 結(jié)

基于Web 的檔案管理系統(tǒng)是以后檔案管理軟件發(fā)展的趨勢，檔案管理部門和用戶對電子檔案的管理、快速查詢尤其是遠程查閱的需求將推動新技術(shù)的不斷發(fā)展。隨著Web技術(shù)的進一步發(fā)展和完善，基于Web 技術(shù)的檔案管理軟件必將更廣泛地發(fā)揮作用，基于云及移動媒體終端的各項應(yīng)用將是未來發(fā)展的主要方向。

（作者單位：河北省廣播電視技術(shù)中心）

檔案管理系統(tǒng)論文:智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計分析

摘 要：基于智慧檔案管理系統(tǒng)的層次，明確智慧檔案館建設(shè)所依靠的資源，重點分析智慧檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的安全認證，檔案信息的存儲、組織和檢索，檔案知識推薦、系統(tǒng)互操作等功能。

關(guān)鍵詞：智慧檔案；檔案管理系統(tǒng)；檔案知識庫

智慧城市的出現(xiàn)給檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來了契機，如果檔案利用可以融入移動設(shè)備中，突破傳統(tǒng)檔案服務(wù)的時間和地點的限制的話，檔案信息資源的利用效率將會大大提高。智慧檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)智慧檔案館的重點。

1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機構(gòu)檔案信息管理。主要是對本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構(gòu)或相關(guān)部門較大限度地利用檔案信息資源。（3）機構(gòu)檔案信息能力管理。機構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現(xiàn)實生活提供信息決策、指導生產(chǎn)生活的最終目的。同時，可以解決機構(gòu)需要什么樣的信息，機構(gòu)擁有什么樣的信息，機構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構(gòu)的信息進行對照等。

檔案機構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機構(gòu)的實際情況進行功能設(shè)計，這樣能夠保障檔案機構(gòu)一方面保存本機構(gòu)重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。

2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。

2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保障數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持數(shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保障數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個計算機或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機或者系統(tǒng)進行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個升級到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過程中，容易造成部分數(shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會出現(xiàn)這種情況，但是相當于在整個新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨的模塊來使用這部分數(shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計分析

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展性服務(wù)，其中擴展性服務(wù)體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語義關(guān)聯(lián)性、知識庫等運用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構(gòu)的生產(chǎn)活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的較高權(quán)限。

3.2 檔案信息的存儲。應(yīng)當建立相關(guān)的標準、制度來保障及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設(shè)一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保障什么文件什么人在什么時間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保障檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構(gòu)成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門、領(lǐng)域、責任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一個保密權(quán)限字段，從某個時間點開始可以對機構(gòu)開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設(shè)置在檔案入庫的時候就根據(jù)其保密年限進行設(shè)置。

3.5 檔案知識推薦。智慧檔案系統(tǒng)應(yīng)該具備個人檔案信息定制功能，或者通過用戶認證界面以后的個人主頁，或者是手機客戶端APP軟件來實現(xiàn)，以方便用戶隨時隨地查閱是否有新的適合自己的檔案資源。推薦方式：（1）檔案知識庫的統(tǒng)計，可以將熱點詞條、近期詞條對用戶進行推薦。熱點詞條可以通過點擊、下載的統(tǒng)計量進行推介，近期詞條可以通過日期進行推介。（2）知識目錄定制功能：檔案系統(tǒng)可以按照分類的標準制定知識目錄，根據(jù)用戶自己的選擇顯示在互聯(lián)網(wǎng)個人主頁或者APP軟件中，供用戶及時時間選擇。（3）解禁檔案的推送：解禁檔案的推送可以通過解禁專題或知識目錄定制功能進行推送。解禁檔案一般來說都是有一定機密性的，解禁初期還是有很大的利用價值的，這樣可以較大限度地發(fā)揮檔案的社會價值，尤其是紙質(zhì)檔案，如果不進行推送，可能一直不會被利用。

3.6 用戶評介與互操作服務(wù)。用戶評介與互操作服務(wù)是指用戶與系統(tǒng)、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的交互功能。一是用戶幫助系統(tǒng)：這里面應(yīng)該包含系統(tǒng)的使用說明、常見問題的解決辦法、用戶對系統(tǒng)的提問等內(nèi)容，系統(tǒng)可以將用戶的提問并帶詳細答案自動地收入到幫助系統(tǒng)，作為檢索幫助供新用戶使用。二是用戶個人檔案的上傳，用戶對檔案的批注及使用反饋等信息的上傳。三是與其他單位檔案系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)檢索，不一定需要提供全文，能提供題目和獲取方式即可。這就要求檔案系統(tǒng)應(yīng)該建立開放的接口可以與其他檔案系統(tǒng)互聯(lián)。